18 façons d’améliorer notre processus d’embauche

Au cours des deux dernières années, nous avons revu notre processus d’embauche. Cela s’explique en grande partie par le fait qu’un certain nombre d’employé.e.s du COCo ont eu des expériences d’embauche difficiles avec l’organisation, où nous avons eu l’impression de perdre notre temps ou de voir nos talents sous-estimés – et ce sont ces personnes qui ont été embauchées ! En fait, la plupart de nos expériences sont assez typiques : demandez à n’importe quel chercheur d’emploi.

Notre processus ne servait peut-être pas les candidat.es, mais il ne nous servait pas non plus. Il prenait beaucoup de temps et les gens ne se sentaient pas plus confiants dans la décision à la fin. Nous recevions très peu de candidatures, malgré des conditions de travail supérieures à la moyenne. Cela ne reflétait pas nos valeurs d’équité et d’anti-oppression.

Les changements dont nous parlons ci-dessous ne sont que quelques-uns et ce sont les «plus petits ». Pris ensemble, ces changements ont changé la donne pour nous. Voici quelques-unes des victoires que nous avons remportées dans ce domaine :

• Nous recevons beaucoup de candidatures, d’une qualité supérieure
• La majorité de nos candidat.e.s (la grande majorité !) sont admissibles à l’équité en matière d’emploi
• Nous recevons surtout des commentaires positifs sur l’expérience, et non des commentaires négatifs
• Moins de candidat.e.s sont des personnes qui ont déjà connu le COCo

Nous continuerons à écrire et à partager à ce sujet, mais pour l’instant, voici quelques exemples de ce que nous avons fait et peut-être seront-ils utiles pour votre association !

Tester ce dont nous avons besoin

• Nous avons supprimé de nombreuses qualifications inutiles qui étaient source d’obstacles (en particulier autour des diplômes universitaires et en ne considérant que l’expérience rémunérée)
• Nous demandons aux gens de poser des questions plus interactives et basées sur des scénarios, y compris des exemples de plans de facilitation et de jeux de rôle, d’autant plus que nous recherchons surtout des compétences et des instincts personnels.

Plus de lettres de motivation

L’un des plus grands changements que nous avons apportés à notre processus d’embauche a été de nous débarrasser des lettres de motivation. C’était une énorme perte de temps pour les candidat.e.s, et cela ne nous donnait pas d’informations utiles. Nous l’avons remplacé par un formulaire Google avec des questions ciblées auxquelles nous voulions obtenir une réponse.

Nous sommes encore en train de peaufiner certaines parties de la stratégie du formulaire Google ; notamment pour déterminer quelles limites de caractères ont un sens afin que les gens n’écrivent pas trop ou pas assez.

Une transparence accrue

Notre ligne directrice est devenue : autant que nous puissions le dire aux candidat.e.s, nous le faisons. Cela inclut des choses comme :

• Combien de personnes vont les interviewer, et qui
• Qu’il y aura des questions en anglais et en français
• Combien de temps doivent durer les entretiens
• Notre calendrier d’embauche (date limite de dépôt des candidatures, date à laquelle vous serez informé d’un entretien, date à laquelle les candidat.e.s interrogé.e.s seront informés d’une décision, date de début de l’emploi)
• Les sujets que nous aborderons dans les entretiens (après qu’un entretien ait été programmé) et les questions d’entretien (15 minutes avant l’entretien, sauf scénarios)

Mise en œuvre des principes d’équité

• Nous rendons les demandes anonymes. Cela signifie que quelqu’un (généralement le stagiaire, merci les stagiaires !) retire les noms des personnes des CV. Lorsque nous les lisons, nous le faisons sans aucun parti pris. Cela semble simple, mais même pour un lieu de travail relativement « woke », nous constatons que cela entraîne une grande différence dans les personnes que nous examinons, que la personne qui lit le CV soit elle-même marginalisée ou non. Pour en savoir plus, cliquez ici, bien qu’il existe de nombreuses études sur ce sujet.
• Nous utilisons le formulaire Google pour que les gens nous disent s’ils postulent pour l’équité en matière d’emploi, et nous n’évaluons pas cela avant d’avoir une longue liste de candidat.e.s. Cela nous permet d’évaluer plus facilement les candidat.e.s avec et sans leurs demandes d’équité en matière d’emploi, et d’obtenir de bonnes données sur le nombre de candidat.e.s « EE » qui postulent et qui passent par notre processus de liste longue et de liste courte.
• Nous essayons de nous assurer que notre comité de recrutement est lui-même diversifié
• Accessibilité de l’offre d’emploi. Les personnes peuvent-elles immédiatement se faire une idée du nom de la fonction ?  Peuvent-elles évaluer immédiatement si elles seraient d’accord avec les conditions d’emploi ? Par exemple, cela signifie inclure des informations sur notre bâtiment et son fonctionnement (ascenseur, odeurs, etc.).
• Personnalisation de l’information. Les personnes issues de milieux marginalisés sont les moins susceptibles de se « voir » dans un rôle. Nous bénéficions de l’aide de toute notre équipe pour identifier les candidat.e.s qui ne se seraient pas considérés comme tels et pour les contacter personnellement.

Soyez accueillant

Les entretiens sont stressants, cela ne fait aucun doute. Cela a également tendance à avoir un impact disproportionné sur les candidat.e.s marginalisés, notamment en raison des obstacles préalables à l’expérience professionnelle et du syndrome de l’imposteur.  Comment pouvons-nous créer un contexte dans lequel les gens montrent à quel point ils sont bons ? Que pouvons-nous faire pour faciliter la tâche des candidat.e.s ?

• Faire en sorte que les gens les saluent à leur entrée, même si les personnes qui vont les interviewer sont occupés
• Choisir un espace confortable ou détendu pour les entretiens
• Faire en sorte que chaque personne chargée de l’entretien dise au candidat.e, au début de l’entretien, pourquoi elle est enthousiaste à l’idée de sa candidature (cela permet également de s’assurer que tout le monde connaît tous les CV !)
• Fournir des boissons et des collations
• Remettre aux personnes des copies écrites des questions, en anglais et en français
• Offrir aux candidat.e.s la possibilité de respecter l’heure (qu’on puisse leur rappeler, ou leur donner une horloge, ou non). Par exemple,  « cet entretien devrait durer une heure et demie, ce qui signifie environ 10 minutes par question. Souhaitez-vous que nous vous disions si vous avez dépassé cette durée ?  »