Aide-mémoire pour préparer vos réunions

Au cours des deux dernières années, notre équipe s’est agrandie, passant de 4 à 9 employéEs. Nous avons accueilli plus de collègues, plus de projets et plus de travail – tout en maintenant une structure horizontale! Si cette transformation a été passionnante, elle a également eu un impact sur les réunions de notre personnel qui sont devenues plus longues, davantage chargées et parfois épuisantes. Ainsi, plus tôt cette année, nous avons élaboré un aide-mémoire pour préparer les réunions de notre personnel. Il s’agit de solutions simples, mais qui facilitent grandement le déroulement de nos rencontres.

Le partage des rôles

Avant toute chose, nous souhaitons partager les rôles que chacunE occupe lors de nos réunions.

  • Facilitateurice: cette personne est responsable du déroulement de la réunion, aide à prendre de bonnes décisions, ouvre et clôture la réunion.
  • GardienNE du temps : cette personne surveille l’heure et aide la personne facilitatrice à savoir quand il est temps de passer au point suivant.
  • Meta: cette personne observe la dynamique de groupe et nous indique si la discussion a dégénérée, si les gens semblent trop fatigués pour participer, etc. Cette personne nous donne également une impression générale de la dynamique de la réunion à la fin de celle-ci.
  • Reconnaissance territoriale: nous essayons d’améliorer nos façons de reconnaître notre présence sur des territoires autochtones non-cédés en les pratiquant en ouverture des réunions de notre personnel. Nos collègues indiquent à l’avance leur volonté de prononcer la reconnaissance territoriale afin de pouvoir se préparer adéquatement.
  • Rédaction des minutes : parfois, plusieurs personnes partagent ce rôle, car cela peut devenir très fatigant!

Il existe de nombreuses manières de répartir les rôles lors de vos réunions. Récemment, nous avons appris que le Projet Harmonie avait une personne « catalyseur », c’est-à-dire une personne qui aide le groupe à passer de la discussion à la décision. Une chose est sûre : le partage des responsabilités contribuera grandement à la qualité des réunions au sein de votre organisation.

À faire en prévision de la réunion (facilitateurice)

 

7 jours avant la rencontre

  • Rappeler aux collègues qu’il y aura une rencontre et les inviter à mettre leurs points à l’agenda.

2 à 3 jours avant la rencontre

  • Rappeler aux collègues de mettre leurs points à l’agenda, et de préciser leur intention : Information, Discussion, Decision, Action.
  • Faire le point avec les personnes ayant proposé des sujets à l’agenda, et vous assurer d’être en mesure de faciliter ces points :
    • Qui est concernéE par ce point ? Les personnes les plus concernées seront-elles présentes à la réunion?
    • Possède-t-on suffisamment d’informations et de contexte pour présenter ce point de manière claire, de sorte que la discussion puisse être fructueuse?
    • Qui devrait être consultéE à ce sujet avant d’amener la discussion à toute l’équipe?
    • S’il s’agit d’un point décisionnel, cette question a-t-elle déjà été soumise à l’équipe pour discussion lors d’une réunion précédente? (C’est une règle que nous avons instaurée, le plus souvent réalisable, pour ne pas avoir l’impression de prendre des décisions à la hâte)
    • Y a-t-il quelque chose que les gens devraient lire avant la réunion et est-ce que cela leur a été rappelé? Avons-nous la documentation dont nous avons besoin pour avoir une discussion éclairée?
    • Combien de temps ce point devrait-il prendre?
    • Au regard des réponses apportées aux questions précédentes, le point doit-il être présenté à l’équipe à ce stade? Existe-t-il une meilleure façon de faire avancer ce point?

1 jour avant la rencontre

  • Organiser le document Google où nous rédigeons nos procès-verbaux et planifions nos ordres du jour.
  • Réviser et ajuster l’ordre du jour :
    • Vérifiez les points de suivi des derniers procès-verbaux et assurez-vous qu’ils figurent en tête de votre ordre du jour.
    • Vérifiez que les documents référencés sont liés.
    • Assurez-vous que le temps alloué à chaque point est réaliste et qu’il y aura suffisamment de temps disponible pour aborder tous les points de l’agenda;
    • Regardez s’il existe un bon équilibre entre les éléments (par sujet ou par taille) et qu’une pause est prévue.
  • Préparer le procès-verbal en y écrivant les points à l’ordre du jour.

Le jour de la rencontre

  • L’espace est prêt pour la réunion :
  • Le projecteur est allumé et fonctionne;
  • Il y a un ordinateur portable pour la prise de notes;
  • Il y a de l’eau et des verres pour tout le monde.
  • L’agenda a été noté sur une feuille de flipchart pour être visible en tout temps.
  • Les collègues sont prévenuEs que la rencontre va commencer, cinq à dix minutes à l’avance.
  • Les téléphones sont débranchés ou mis en mode silencieux.

Autres ressources sur les réunions d’équipe

Il y a plusieurs années de cela, nous avons créé cette ressource pour rendre plus inclusives les réunions où les gens ne partagent pas la même langue maternelle. Vous devriez définitivement y jeter un œil!

Nous disposons également de cette ressource sur la prise de décision par consensus –utile pour tout type de prise de décision collaborative!