Changements à la prise de décision pour les OSBL

Le 19 septembre 2019, le ministre des Finances du Québec a déposé le projet de loi n° 36. Ce projet de loi propose des modifications aux processus décisionnels des organismes sans but lucratif (OSBL) constitués en vertu de la Loi sur les compagnies du Québec. Il s’agirait des premiers changements de fond aux règles visant les OSBL dans la Loi sur les compagnies du Québec en huit ans. Ces changements ont été adopté le 6 novembre, 2019. 

Modifications proposées pour faciliter la prise de décisions à distance dans les organismes sans but lucratif du Québec

Selon ce projet de loi, à moins d’une disposition contraire dans les documents constitutifs ou les règlements de l’OSBL :

• il ne serait plus nécessaire d’obtenir l’accord de l’ensemble des administrateurs pour qu’un administrateur puisse participer à distance à toute réunion du conseil à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux;
• les administrateurs pourraient voter à ces assemblées par tout moyen de communication permettant que les votes recueillis puissent être vérifiés subséquemment et que le caractère secret du vote, s’il y a lieu, soit préservé;
• ces deux modifications s’accompagneraient de modifications analogues applicables à la participation et au vote des membres aux assemblées générales.

Le projet de loi prévoit également :

• que toute résolution écrite et signée par tous les membres aurait la même valeur que si elle avait été adoptée au cours d’une assemblée générale; et
• que les membres pourraient renoncer à l’avis de convocation à une assemblée générale, de la même façon que les administrateurs peuvent déjà le faire pour une réunion du conseil.

Que signifient ces changements?

Ces modifications rendraient l’approche de la Loi sur les Compagnies du Québec, originalement adoptée en 1920, compatible quant à ces questions avec les lois contemporaines comme la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif de 2009 et la Loi sur les sociétés par actions du Québec de 2011.

À au moins un égard, les modifications iraient en fait au-delà des règles applicables aux OSBL fédéraux, qui requièrent toujours le consentement unanime des administrateurs pour la participation à distance aux réunions du conseil.

Les modifications profiteraient en particulier aux OSBL dont les membres trouvent difficile ou impossible de se réunir en personne, par exemple, s’ils se trouvent dans des villes différentes. Cela pourrait être particulièrement pertinent lors du processus d’« organisation » d’un OSBL nouvellement constitué en société, où il faut adopter un certain nombre de résolutions à deux ou trois réunions du conseil et une assemblée générale d’organisation. Les modifications proposées permettraient aux membres fondateurs de l’organisme (les « requérants ») de tenir certaines réunions à distance, ou peut-être mieux encore, de simplement distribuer par courriel les résolutions requises pour que chaque membre fondateur ou administrateur provisoire les adopte en les signant à son gré.

Ces modifications, si elles sont adoptées, seraient les premières à modifier la Loi sur les compagnies depuis 2011, année de restructuration majeure où les sociétés à but lucratif ont été retirées de son champ d’application pour passer dans la nouvelle Loi sur les sociétés par actions. Depuis, ce qui reste de la Loi sur les compagnies s’applique principalement aux OSBL. 

Modifications proposées

Les ajouts au projet de loi proposés sont en gras, et les suppressions biffés. Les deux sections sans modifications sont présentées ici car elles sont implicitement touchées par la modification de l’article 89.4 de la loi.

89.1. Tout administrateur peut renoncer par écrit à l’avis de convocation à une assemblée du conseil d’administration.

Sa seule présence à l’assemblée équivaut à une renonciation, sauf s’il y assiste spécialement pour s’opposer à sa tenue en invoquant l’irrégularité de sa convocation.

89.2. À moins de dispositions contraires dans l’acte constitutif ou dans les règlements de la compagnie, les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer directement entre eux oralement entre eux, notamment par téléphone. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

Un vote peut alors être tenu à ces assemblées par tout moyen de communication permettant que les votes recueillis puissent être vérifiés subséquemment et que le caractère secret du vote, s’il y a lieu, soit préservé.

89.3. Les résolutions écrites, signées de tous les administrateurs habiles à voter sur ces résolutions lors des assemblées du conseil, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées.

Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil.

89.4. Les articles 89.1 à 89.3 s’appliquent, en y faisant les changements nécessaires, aux assemblées du comité exécutif et aux assemblées générales

Les modifications qui y sont décrites ont été finalisées et approuvées, et sont maintenant en vigueur, depuis le 6 novembre 2019. 

Dispositions analogues de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif

Dans la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, des dispositions analogues à celles qui précèdent sont les articles 136(7), 159(4)–(5), 165(3)–(4) et 166(1), ainsi qu’à la section 71 de ses règlements.

Information juridique pour les organismes à but non lucratif au Québec

 

Le COCo tient à jour une grande quantité d’information juridique sur divers sujets d’intérêt pour les OSBL, que vous pouvez trouver ici. Nous vous suggérons également de consulter le site Web d’Éducaloi pour plus d’information! Ce blogue ne comporte aucun avis juridique : veuillez consulter un avocat pour obtenir des conseils sur la situation de votre organisation.

Ce blogue a été rédigé par Mark Phillips, avocat et conseiller auprès des organismes sans but lucratif et de bienfaisance. On peut le rejoindre à avocat@markphillips.ca.