Fondations Philanthropiques Canada soutient la philanthropie structurée ainsi que la croissance et le développement de fondations responsables et efficaces en offrant des services et des ressources à ses membres et en les représentant dans les questions qui les concernent.
Le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative est responsable de l’orientation et de la coordination quotidienne des fonctions des finances, des technologies de l’information, des programmes et
de l’administration des bases de données.
Principales responsabilités :
• Coordonner toute la comptabilité courante, y compris le codage et le report des comptes débiteurs et des
créditeurs, le dépôt des chèques, la gestion des dépenses ainsi que l’administration de la paie.
• Assurer l’automatisation des processus de tenue des comptes, y compris les paiements préautorisés, la
numérisation des dépenses du personnel et des factures des fournisseurs et leur paiement, et les
paiements en ligne des cotisations des membres.
• Assurer la liaison avec le comptable externe, qui est la principale personne-ressource en matière de
rapprochement bancaire et des cartes de crédit, de balance des comptes, de rapports financiers et qui
effectue également un examen interne des processus de tenue des comptes.
• Fournir un soutien logistique relatif aux programmes et aux activités à l’intention des membres, y compris
les webinaires, les dîners, les congrès, les colloques et l’impression des publications.
• Assurer la coordination du processus de facturation lors du renouvellement des adhésions.
• Ajouter les profils des nouveaux membres dans la base de données Salesforce et mettre à jour les
données sur les membres au besoin.
• Assurer la coordination avec le fournisseur des services informatiques. S’assurer que les licences sont à
jour. Tenir une liste des licences d’utilisation des logiciels, passer cette liste en revue tous les ans et
renouveler ou annuler les licences en fonction de la décision de l’équipe.
• Assurer une coordination efficace de la logistique et de l’administration du bureau.
Formation :
• Diplôme d’études postsecondaires ou agrément en gestion financière ou en comptabilité
• Cours/ateliers de perfectionnement professionnel en gestion des ressources humaines et en comptabilité
Expérience :
• Avoir déjà utilisé QuickBooks en ligne et Salesforce
• Posséder de trois à cinq ans d’expérience :
• dans le secteur sans but lucratif
• dans des postes axés sur la tenue des comptes et le soutien opérationnel
Compétences :
• Être parfaitement bilingue
• Posséder d’excellentes aptitudes en communication écrite et verbale
• Être une personne positive dotée d’aptitudes marquées pour les relations interpersonnelles
• Tenir des dossiers complets; maintenir un système de classement clair et structuré; avoir un sens
développé de l’organisation dans la gestion de projets et d’échéances multiples
• Avoir le souci du détail et être méthodique dans l’exécution des tâches
• Être capable de travailler de façon autonome et en équipe
• Faire preuve d’un bon jugement et de bonnes aptitudes décisionnelles
• Être capable de résoudre des conflits et de susciter un consensus
• Être une personne discrète, fiable et ponctuelle
Pour postuler :
Veuillez nous transmettre votre curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement (en anglais et français) par
courriel : pfchiring2018@gmail.com avant Vendredi 18 mars 2018 à 17 h.
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Philanthropic Foundations Canada promotes the growth and development of effective and responsible foundations and organized philanthropy in Canada through provision of membership services, resources and advocacy.
The Office Coordinator is responsible for providing direction and day-to-day coordination of the PFC Office,
including finance, information technology, database administration and program logistics functions.
Key Responsibilities:
• Coordinate all day-to-day bookkeeping including coding and posting receivables and payables,
depositing cheques, expense management, payroll reporting and administration;
• Ensure automation of bookkeeping processes including: pre-authorized payments, digitization of staff
expenses and vendor invoices and payment, and online membership contribution payments
• Liaise with the outsource accountant who is the primary source for bank and credit card reconciliation,
trial balance, completion of financial reports and internal review of bookkeeping processes
• Provide logistical support to PFC programs and events including logistics for webinars, lunches,
conferences and symposia and for printing publications
• Coordinate the membership renewal invoicing process
• Add new member profiles to the Salesforce database and update member database as needed
• Coordinate with IT provider. Ensure licenses are up-to-date. Maintain list of software licenses and renew
or cancel as per the decision of the staff team
• Ensure effective coordination of office logistics and administration
Academic Qualifications:
• Post-secondary education or training in Accounting
• Professional development courses/workshops in Human Resource Management and Accounting
Experience:
• Experience with QuickBooks Online and Salesforce
• 3 – 5 years’ experience minimum:
o in the non-profit sector
o in positions focusing on bookkeeping and operations support
Expertise:
• Has excellent written and verbal communication
• Is a positive person and has strong interpersonal skills
• Keeps thorough records, maintains a clear and organized filing system
• Is detail-oriented and thorough when completing tasks
• Is able to juggle multiple tasks and projects while meeting all deadlines
• Is able to successfully work with groups with multiple interests, objectives and perspectives
• Is able to work independently and as part of a team
• Demonstrates good judgment and effective decision-making skills
• Is able to resolve conflict and build consensus
To Apply:
Please submit your resume and a cover letter expressing your interest in the position in both English and in
French by email to: pfchiring2018@gmail.com before Friday March 16, 2018 by 5:00 PM.