RESPONSIBILITIES:
SPECIFIC TASKS:
- Develop and implement Early Childhood and School programs within the community
- Participate in the Management Team: to ensure efficient communication between all coordinators about the latest activities and changes in each program; to improve service delivery in existing programs; and to develop new programs; attend all coordinators meetings.
- Prepare a yearly report for the Annual Report that includes the highlights and achievements of your program, as well as your goals for the year ahead.
- Support existing agency policy and make recommendations for changes as issues arise.
- Update all forms, manuals, orientation packages, staff job descriptions, and other relevant material once a year to ensure that new staff members receive the most current information.
- Participate in the growth and development of the agency.
- Develop and implement an educational program for children, parents and teachers based on needs.
- Coordinate and schedule facilitators for AMCAL’s school program
- In collaboration with the schools, coordinate and schedule Intervenant Communautaire Scolaire (ICS).
- Collaborate with schools regarding convenient times and availability of facilitators.
- Review and update program material periodically based on program evaluations.
- Act as liaison for all issues related to the functioning of the school programs.
- Identify materials to promote AMCAL’s distinctive programs to all identified target markets.
- Work collaborative with the schools within the territory.
- Provide ongoing support to participating schools.
- Work with the Executive Director to identify potential contacts and develop new program materials for AMCAL’s programs/services.
- Perform additional tasks when needed.
HUMAN RESOURCES MANAGEMENT:
- Assess the human resource capacity of your program and interview, recruit, and conduct orientation and training for new staff members. Emphasize the agency culture of accountability, professional reflection and ongoing program evaluation.
- Prepare and facilitate monthly team meetings with group facilitators.
- Prepare Orientation and necessary program documentation for regular staff training sessions.
- Facilitate communication and coordination between all the staff in your program so that clients receive a consistent quality of care.
- Conduct 3-month evaluations with new employees, and bi-annual performance discussions as well as an annual review each calendar year..
- Verify the accuracy of time-sheets on a biweekly basis and sign and submit to the Financial Coordinator for processing.
BUDGET:
- Assist in the preparation of the yearly budget.
- Monitor the budget for your program on a monthly basis.
- Prepare program and financial data for any contracts for your program, and invoices and contracts for fee-for-service agreements. Verify the accuracy of the statistics for each program/contract by means of monthly monitoring and cross checking.
REQUIRED COMPETENCIES:
- Bachelor’s degree in Social work or a related field.
- Two years of experience in family intervention, group animation and programming.
- Minimum 2 years’ experience working in an administrative and team management role.
- Bilingualism is required.
- Organized, excellent time management skills.
- Strong computer skills: Word, Excel, Windows, Outlook, Google platform (Gmail, drive etc.)
- Team player; strong interpersonal skills; able to work independently.
- Excellent Communication skills (both written and oral).
- Proactive and creative attitude.
- Ability to work with a multidisciplinary team.
- Knowledge of the community resources and environment.
Annual salary of 40 000 t0 $45 000.
RESPONSABILITÉS :
TÂCHES SPÉCIFIQUES
- Élaborer et mettre en œuvre des programmes scolaires et pour la petite enfance au sein de la communauté.
- Participer à l’équipe de gestion: pour assurer une communication efficace avec tous les coordonnateurs au sujet des activités AMCAL et des mises à jour de chaque programme; pour améliorer l’accès aux services dans les programmes existants; et pour développer des nouveaux programmes.
- Préparez un rapport pour le rapport annuel comprenant les points saillants et les réalisations de votre programme, ainsi que vos objectifs pour l’année à venir.
- Soutenir les politiques existantes de l’organisme et faire des suggestions de changements si nécessaire.
- Effectuer les modifications aux formulaires, manuels, documents, descriptions de tâches, et autres documents du programme à chaque année.
- développement de l’agence
- Élaborer et mettre en œuvre un programme éducatif pour les enfants, les parents et les enseignants en fonction des besoins.
- Coordonner les animateurs du programme scolaire d’AMCAL
- En collaboration avec les écoles, coordonner l’Intervenant Communautaire Scolaire (ICS)
- Collaborez avec les écoles en ce qui concerne les horaires et la disponibilité des animateurs.
- Évaluer et mettre à jour le matériel du programme périodiquement en fonction des évaluations du programme.
- Agir en tant que liaison pour toutes les questions liées au fonctionnement des programmes scolaires.
- Identifier le matériel pour promouvoir les programmes d’AMCAL à tous les marchés cibles identifiés.
- Travailler en collaboration avec les écoles du territoire.
- Fournir un soutien continu aux écoles participantes.
- Travaillez avec la Directrice générale pour identifier les contacts potentiels et élaborer du nouveau matériel pour les programmes / services AMCAL.
- Effectuer des fonctions supplémentaires au besoin.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
- Évaluer les besoins en ressources humaines de l‘équipe, et procéder au recrutement, à l’orientation et à la formation des nouveaux employés, si nécessaire. L’emphase doit être mise sur la culture de l’organisation, où l’équipe demeure en tout temps soucieuse du professionnalisme, de la responsabilité, et de l’évaluation continue du programme.
- Faciliter la communication et la coordination entre tous les membres de l’équipe du programme pour s’assurer de la cohérence de la qualité des services offerts aux clients.
- Mener des évaluations de trois mois avec les nouveaux employés, des discussions semestrielles sur le rendement et une évaluation annuelle.
- Tenir une rencontre mensuelle de l’équipe.
- Préparer la formation et les documents d’orientation pour les nouveaux membres de l’équipe.
- Vérifier les feuilles de temps des membres de l’équipe à toutes les deux semaines, les signer, et les faire parvenir à la coordonnatrice des finances.
BUDGET :
- Participer à la rédaction du budget annuel.
- Vérifier le budget du programme sur une base mensuelle.
- Rédiger un rapport de programme avec les statistiques financières de l’année. Vérifier la validité des statistiques mensuellement, en s’assurant qu’ils soient conformes à ceux de la base de données.
COMPÉTENCES GÉNÉRALES:
- Baccalauréat en travail social dans un domaine connexe
- Minimum de deux ans d’expérience en intervention famille, animation et développement de programme
- Minimum de deux ans d’expérience en administration et gestion d’équipe.
- Bilinguisme requis, à l’oral et à l’écrit.
- Excellente compétence de gestion du temps
- Fortes compétences informatiques requises : Word, Excel, Outlook, platform Google
- Excellentes compétences en communication (écrite et orale) et leadership.
- Sens de l’équipe; solides compétences interpersonnelles; capable de travailler de manière autonome.
- Attitude proactive et créative.
- Capacité à travailler avec une équipe multidisciplinaire.
- Connaissance des ressources et de l’environnement de la communauté.
Salaire annuel de 40 000 à 45 000$