(VF en dessous)
Start date: January 7, 2019
Training dates (paid, part-time): September 17–30, 2018; December 10–21, 2018
Status: Permanent, year-round
Schedule: Full-time
Starting hourly wage: $19
Purpose of Position:
Under the supervision of and in collaboration with the Executive Producer, the Financial Manager will manage the accounting and financial reporting services and systems for POP Montreal, in accordance with organizational policy and legislative requirements. The Financial Manager will also coordinate and execute the ticketing and pass system for the festival.
ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES
Financial Controller
Budgets:
• Working with the Executive Producer: creates and monitors budgets for departments and projects; plans and ensures optimum use of resources.
• Working with the Executive Producer: coordinates the preparation of annual and quarterly budgets, forecasts, and cash flow projections to guide the financial management of the organization.
• Monitors and reports on budget allocations on a regular basis.
• Prepares budgets for public reports and grant applications as well as reporting for grants as required.
Financial analysis and planning:
• Analyses and reports on the company’s financial position on a regular basis.
• Creates and manages cash-flow analyses of the organization and advises on the planning of programming and events.
• Forecasts and manages financial risk of the organization; forecasts company growth and advises on its impact to the organization.
• Participates in general financial planning and funds management.
Accounting:
• Ensures the development, implementation, compliance with and maintenance of company financial accounting policies and systems in accordance with generally accepted accounting standards.
• Oversees the fulfillment of tax returns, insurance, and other reports required by government regulations; liaises with auditors, external accountants, and others on financial matters as company spokesperson.
• Responsible for data entry and bookkeeping (accounts payable and receivable, general ledger, payroll, issuance of checks, etc.)
• Assists in internal audits of project and general budgets as required.
• Undertakes general filing and record-keeping of financial materials.
• Monitors and records office petty cash and receipt collection, and bank deposits; monitors and reconciles bank account, PayPal and other ongoing revenue and expenses.
• Settles shows for both year-round and festival events.
Ticketing/Pass Manager
• Coordinates the development of, and manages, monitors, and reports on the annual ticketing and pass system.
• Coordinates with ticketing companies; provides information to the Marketing and Communications department relevant to marketing plans for ticket and pass sales.
• Provides training to POP festival volunteers on pass and ticket procedures; prepares festival show files for venue managers; oversees box office at all festival venues to ensure that ticketing and pass system runs smoothly.
• Analyses ticketing and pass data post-festival, provides reports to relevant departments.
Additional Duties and Responsibilities:
• Attends weekly staff meetings.
• Participates in staff evaluations, and any relevant board meetings and board retreats.
• Assists in hiring, and acts as a supervisor to, the Festival Cash Controller.
• Represents the organization in a manner consistent with internal principles.
• Participates in administrative duties including answering telephones, opening mail, office cleaning and general maintenance as required.
Due to the nature of the industry, this is not an exhaustive list of duties and responsibilities.
The Ideal Candidate:
• Has 2+ years of bookkeeping and/or accounting experience, including accounts payable and receivable, payroll, general ledger, issuance of checks, tax returns, insurance.
• Has 2+ years of experience with building and managing budgets.
• Has experience doing cash-flow analysis and projections.
• Has strong spoken and written skills in French and English.
• Has experience working in the music industry.
• Is comfortable working in a community-based, non-profit setting.
• Can work independently, is organized, and pays great attention to detail.
• Can work collaboratively, and has strong interpersonal communication skills.
To apply:
Please send a CV and cover letter to emploi@popmontreal.com by August 31, 2018 at 11hoo. Please do not mail applications or drop them off in person. We will be considering applications on a rolling basis. Please note that we will contact only those candidates whom we choose to interview.
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VF:
Début : 7 janvier 2019
Dates de formation (payées, à temps partiel) : 17-30 septembre, 10-21 décembre 2018
Statut : Permanent, toute l’année
Horaire : Temps plein
Tarif horaire à l’embauche : 19 $
Objectifs du poste :
Sous la supervision de la Productrice déléguée et en collaboration avec elle, la Directrice financière ou le Directeur financier gérera la comptabilité et les services et systèmes de rapports financiers pour POP Montréal conformément à sa politique organisationnelle et aux exigences législatives. La Directrice financière ou le Directeur financier sera aussi chargé·e de la coordination et de l’exécution du système de billetterie et de passes pour le festival.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES
Contrôle financier
Budgets :
• Avec la Productrice déléguée : créer et surveiller les budgets pour les départements et les projets ; planifier et s’assurer de l’utilisation optimale des ressources de concert.
• Avec la Productrice déléguée : coordonner la préparation des budgets et les estimations et prévisions de flux de trésorerie annuels et trimestriels afin de guider la gestion financière de la compagnie.
• Assurer un suivi des allocations budgétaires régulièrement ; fournir un budget à jour mensuellement à la Productrice déléguée.
• Préparer les budgets requis pour les rapports publics et pour les demandes de subventions, et fournir des rapports sur les subventions au besoin.
Analyse et planification financière :
• Analyser régulièrement la situation financière de la compagnie sur la base de ses stratégies commerciales, de ses revenus et de son budget réel et projeté.
• Créer et gérer des analyses des liquidités du festival et conseiller l’administration dans la planification de la programmation et des évènements.
• Établir des prévisions et gérer le risque financier du festival ; prévoir la croissance de la compagnie et aviser de son impact sur l’organisation.
• Participer à la planification financière générale, et à la gestion des fonds.
Comptabilité :
• S’assurer du développement, de l’implémentation, du respect et de l’entretien des politiques et des systèmes comptables et financiers de la compagnie conformément aux normes comptables généralement reconnues.
• Superviser l’exécution des déclarations d’impôts, d’assurances, et d’autres rapports requis par les réglementations gouvernementales ; traiter avec les auditrices et auditeurs, comptables externes, et autres sur les questions financières en tant que porte-parole de la compagnie.
• Se charger de la saisie de données et de la comptabilité relative aux comptes à régler et à recevoir, au grand livre comptable, à l’effectif salarié, à l’émission des chèques et à d’autres fonctions connexes du festival.
• Assister aux audits internes de projets et de budgets généraux selon les besoins.
• Entreprendre les travaux généraux de classement et de tenue des registres de documents financiers.
• Surveiller et enregistrer la collecte des pièces comptables et reçus du bureau et se charger du dépôt ponctuel de l’argent auprès d’institutions financières. Surveiller et rapprocher les comptes de banque, les comptes PayPal et autres revenus et dépenses régulières.
• Régler les comptes des spectacles pour les évènements du festival et ceux tout au long de l’année.
Gestion Billetterie/Passeports
• Coordonner le développement du système de billetterie et de passes annuel en consultation avec l’équipe et l’administration de POP Montréal.
• Gérer et surveiller le système de billetterie et de passes ainsi établi, ainsi que les ventes.
• S’assurer de la coordination avec les services de billetterie et fournir cette information au département du Marketing afin de permettre et de promouvoir la vente en ligne des billets et des passes.
• Préparer les dossiers de spectacle pour toutes et tous les Gérant·e·s de salles au cours du festival, et superviser les entrées dans toutes les salles du festival afin de s’assurer que les bénévoles soient bien informé·e·s et que les activités se déroulent sans problèmes.
• Analyser les données relatives aux billets et aux passes post-festival en conjonction avec les plans de marketing, et les budgets et comptes de spectacles.
Tâches et responsabilités additionnelles :
• Assister aux réunions d’équipe hebdomadaires.
• Participer aux évaluations de l’équipe, et à certaines réunions du conseil d’administration et retraites du conseil.
• Assister au processus de recrutement, et superviser le travail de la Contrôleuse ou du Contrôleur des caisses du festival.
• Représenter l’organisme conformément à ses principes internes.
• Participer aux tâches administratives, soit répondre au téléphone, ouvrir le courrier, nettoyer les bureaux et entretien général selon les besoins.
Étant donné la nature de l’industrie, cette liste de tâches et responsabilités n’est pas exhaustive.
La candidate ou le candidat idéal·e :
• A 2+ ans d’expérience de comptabilité, incluant les comptes fournisseurs et les comptes clients, l’effectif salarié, le grand livre comptable, l’émission de chèques, les déclarations d’impôts et les assurances.
• A 2+ ans d’expérience en conception et en gestion de budgets.
• A déjà effectué des analyses et des projections de flux de trésorerie.
• A de fortes aptitudes en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• A déjà travaillé dans l’industrie de la musique.
• Est à l’aise dans un contexte communautaire et à but non lucratif.
• Sait travailler seul·e, est organisé·e, et porte une attention accrue aux détails.
• Sait travailler en équipe, et a de bonnes compétences de communication interpersonnelle.
Pour postuler :
Veuillez envoyer un CV et une lettre d’intention à emploi@popmontreal.com avant le 31 août 2018 à 11h. Veuillez ne pas poster vos candidatures ou les déposer en personne. Nous considérerons les candidatures reçues au fur et à mesure. Veuillez noter que nous ne contacterons que les candidats·es que nous aurons sélectionnés·es pour une entrevue.