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Office Coordinator @ Philanthropic Foundations of Canada

March 13, 2018 @ 5:00 PM

Philanthropic Foundations of Canada is looking to fill the position of Office Coordinator in the Montreal head office.

The Office Coordinator is responsible for providing day-to-day coordination of the bookkeeping, information technology, program and database administration functions.

Summary Responsibilities:

  • Coordinate all day-to-day bookkeeping including coding and posting receivables and payables, depositing cheques, expense management, running payroll, and funder reporting and administration;
  • Convert bookkeeping processes to efficient and automated systems including: pre-authorized payments, digitization of staff expenses and vendor invoices and payment, and online membership contribution payments;
  • Liaise with the outsource accountant. The outsource accountant will be the primary source for bank and credit card reconciliation, trial balance, completion of financial reports and will also provide an internal review of bookkeeping processes;
  • Provide logistical support to member relations programs and events including logistics for webinars, lunches, conferences and symposia and for printing publications;
  • Coordinate the membership renewal process including oversight of the automated process between QuickBooks Online (QBO), Workato and Salesforce;
  • Add new member profiles to the Salesforce membership database and update member database as per changes to member profiles or internal member report requirements;
  • Ensure licenses are up-to-date and that systems that are no longer required are cancelled. Retain an up-to-date list of software licenses and review this list annually and renew or cancel as per the decision of the staff team
  • Responsible for the effective and efficient administration of the office
  • Maintains administration, office and IT records and contracts
  • Maintains relationship with landlord and building staff, and ensures timely office rental payments
  • Coordinates and ships publications, documents and other products
  • Manages office and kitchenette supplies, and manages a petty cash system as needed
  • Receives, records and distributes the mail

QUALIFICATIONS

Academic Qualifications:

  • Post-secondary education or training in Accounting
  • Professional development courses/workshops in Human Resource Management and Accounting

Experience:

  • Experience with QuickBooks Online and Salesforce
  • 3 – 5 years’ experience minimum:
    in the non-profit sector
    in positions focusing on bookkeeping and operations support

Expertise:

  • Has excellent written and verbal communication
  • Is a positive person and has strong interpersonal skills
  • Keeps thorough records, maintains a clear and organized filing system, and is highly organized while managing multiple projects
  • Is detail-oriented and thorough when completing tasks
  • Is able to juggle multiple tasks and projects while meeting all deadlines
  • Is able to successfully work with groups with multiple interests, objectives and perspectives
  • Is able to work independently and as part of a team
  • Demonstrates good judgment and effective decision making skills
  • Is able to resolve conflict and build consensus

Important

Please submit your resume and a cover letter expressing your interest in the position in both English and in French.

The deadline for applying for this position is Tuesday March 13, 2018 by 5:00 PM.

No phone calls please. Please note that only those that are selected for an interview will be contacted.

Thank you for your interest in Philanthropic Foundations Canada.

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Le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative est responsable de la coordination quotidienne des fonctions des finances, des technologies de l’information, des programmes et de l’administration des bases de données.

Principales responsabilités :

  • Coordonner toute la comptabilité courante, y compris le codage et le report des comptes débiteurs et des créditeurs, le dépôt des chèques, la gestion des dépenses ainsi que l’administration de la paie et les rapports connexes;
    Assurer l’automatisation des processus de tenue des comptes, y compris les paiements préautorisés, la numérisation des dépenses du personnel et des factures des fournisseurs et leur paiement, et les paiements en ligne des cotisations des membres;
  • Assurer la liaison avec le comptable externe, qui est la principale personne-ressource en matière de rapprochement bancaire et des cartes de crédit, de balance des comptes, de rapports financiers et qui effectue également un examen interne des processus de tenue des comptes;
  • Fournir un soutien logistique relatif aux programmes et aux activités à l’intention des membres, y compris les webinaires, les dîners, les congrès, les colloques et l’impression des publications;
  • Assurer la coordination du processus de facturation lors du renouvellement des adhésions;
  • Ajouter les profils des nouveaux membres dans la base de données Salesforce et mettre à jour les données sur les membres au besoin;
  • Assurer la coordination avec le fournisseur des services informatiques. S’assurer que les licences sont à jour. Tenir une liste des licences d’utilisation des logiciels, passer cette liste en revue tous les ans et renouveler ou annuler les licences en fonction de la décision de l’équipe;
  • Assurer une coordination efficace de la logistique et de l’administration du bureau.
  • Assurer l’administration efficace et efficiente du bureau
  • Tenir les contrats et les dossiers concernant l’administration, le bureau et les technologies de l’information
  • Entretenir des relations avec le locateur et le personnel de l’immeuble et veiller au paiement du loyer dans les délais
  • Assurer la coordination et l’expédition des publications, des documents et des autres produits
  • Gérer les fournitures de bureau et de la cuisinette ainsi qu’un système de petite caisse au besoin
  • Recevoir, enregistrer et distribuer le courrier
  • Conserver/épurer les fichiers d’archive sur demande

Formation :

  • Diplôme d’études postsecondaires ou agrément en gestion financière ou en comptabilité
  • Cours/ateliers de perfectionnement professionnel en gestion des ressources humaines et en comptabilité

Expérience :

  • Avoir déjà utilisé QuickBooks en ligne et Salesforce
  • Posséder de trois à cinq ans d’expérience :
    dans le secteur sans but lucratif
    dans des postes axés sur la tenue des comptes et le soutien opérationnel

Compétences :

  • Être parfaitement bilingue
  • Posséder d’excellentes aptitudes en communication écrite et verbale
  • Être une personne positive dotée d’aptitudes marquées pour les relations interpersonnelles
  • Tenir des dossiers complets; maintenir un système de classement clair et structuré; avoir un sens développé de l’organisation dans la gestion de projets et d’échéances multiples
  • Avoir le souci du détail et être méthodique dans l’exécution des tâches
  • Être capable de travailler de façon autonome et en équipe
  • Faire preuve d’un bon jugement et de bonnes aptitudes décisionnelles
  • Être capable de résoudre des conflits et de susciter un consensus
  • Être une personne discrète, fiable et ponctuelle

Pour postuler :

Veuillez nous transmettre votre curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement exprimant votre intérêt pour le poste.

Ces deux documents doivent être en français et en anglais. La date limite pour poser votre candidature est le mardi 13 mars 2018 à 17 h. Prière de ne pas téléphoner.

Veuillez noter que nous communiquerons seulement avec les personnes retenues pour une entrevue. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à Fondations philanthropiques Canada.

Details

Date:
March 13, 2018
Time:
5:00 PM
Event Category:

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Date:
March 13, 2018
Time:
5:00 PM
Event Category: