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Office Manager / Responsable Administratif @ ECOLE

August 2

Contract Dates: September 1st, 2019 – April 30th, 2020. Preference given to candidates interested in staying multiple years.
Hours per week: 5 hours per week, flexible.
Location: Our office is located at 3559 rue University (which includes access to internet + computer). We regret to inform applicants that this building is not currently wheelchair accessible. Click here for more information on the accessibility of our space. Working from home is possible if well-organized with the program coordinator.
Compensation: $17/hour,. 4% vacation pay, 2 weeks unpaid leave
Training: 20 hours during the last two weeks of August at ECOLE, according to current and incoming Coordinators’ schedules.

Application Deadline: Friday, August 2nd, 2019, at midnight.

About ECOLE

ECOLE is a model of urban sustainable living and a hub for McGill and Montreal activist communities. The ECOLE House is home to ten McGill students (facilitators) who practice material and social sustainability through collective living, community organizing, and applied research. ECOLE aims to shape powerful community organizers in our students and collective members.
For more information see http://ecoleproject.com

About the Position

Broadly, the role of the Office Manager is to maintain the financial and legal health of the organization. We are a registered non-profit with two paid staff members, and numerous program expenses. Given the number of weekly hours provided for the position, we see the role being filled by a student (or an individual with another source of income) with formal education or equivalent experience in non-profit financial management.

Key responsibilities of the position include:

  • Coordinating all financial duties of the project including: staff payroll, federal and provincial deductions at source (taxes), processing payments and expense reimbursements, maintaining sound financial records;
  • In collaboration with our lawyer, oversee all legal communications for the organization, including insurance agencies, McGill administration, provincial government, etc.
  • Provide monthly financial reports to the Board of Directors;
  • Liaise with the Students’ Society of McGill University to coordinate semesterly payment disbursements;
  • Document financial practices to ensure institutional memory;
  • Perform all duties that the Board of Directors sees as necessary to sustain the project’s activities.

Desired Skills and Experience

Finances

  • 1+ year experience with budgeting and financial administration (work or volunteer);
  • Experience liaising with the provincial and federal government (basic French needed).

Non-Profit Management

  • Experience working with non-profits and collectives (an asset);
  • Basic understanding of legal non-profit status in Quebec.

Familiarity with anti-oppressive language, knowledge of sustainability movements at McGill and in Montreal/Quebec, and familiarity with ECOLE project are considered assets

Equity Hiring Information

ECOLE values the contributions that individuals who identify as members of marginalized or oppressed communities bring to our organization, and we encourage those people to apply. We recognize that structural barriers shape experiences and job qualifications, and therefore we seek to use employment equity to differentiate between candidates who meet the required qualifications.
If you would like to be considered for employment equity, please say so in your cover letter. You are not required to explain why you are requesting equity consideration, but may do so if you wish.

To Apply

Please send your CV and a cover letter outlining your interest in the position and relevant experience to ecoleprojecthiring@gmail.com

The deadline to apply is Friday, August 2nd at midnight. You will be notified as to whether or not you have been selected for an interview. Interviews will take place the week of August 5-9. For questions or concerns, please contact ecoleprojecthiring@gmail.com

OFFRE D’EMPLOI: Responsable Administratif du Projet ECOLE

Dates du Contrat: Le 1 septembre 2019 – le 13 avril 2020. Préférence aux candidats souhaitant rester plusieurs années
Nombre d’heures par semaine: 5 heures par semaine, avec flexibilité
Lieux de Travail: Le bureau est situé à 3559 rue University (avec accès à internet et un ordinateur). Nous regrettons d’informer les applicants que le bâtiment n’est pas actuellement accessibles aux fauteuils roulantes. Travail à domicile est possible en collaboration avec l’autre coordonnateur.
Indemnité: 17$ / heure, une indemnité de vacances de 4%, 2 semaines congés non-payés
Formation: 20 heures lors des deux dernière semaines d’août à ECOLE, selon les actuels et futurs emplois du temps des Coordonnateurs.

Date Limite d’Application: 2 août 2019 à minuit

À Propos d’ECOLE

ECOLE est un modèle de vie urbaine durable et un centre d’accueil pour les communautés durables de McGill et de Montréal. La maison ECOLE loge dix étudiants de McGill (Facilitateurs) qui cherche à mettre en pratique les valeurs de durabilité matérielle et sociale à travers la vie en collectivité, l’organisation communautaire et les recherches appliquées. Nous souhaitons former des puissant organisateurs communautaire de notre etudiants et membres de notre collectif.
Pour plus d’information, voir http://ecoleproject.com

À Propos du Poste

En gros, le rôle du Responsable Administratif du Project est de maintenir la santé financière et juridique de l’organisation. Nous sommes une organisation à but non lucratif avec deux employés rémunérés et de nombreuses dépenses de programme. Compte tenu du nombre d’heures hebdomadaires fournies pour le poste, nous voyons le rôle occupé par un étudiant (ou une personne disposant d’une autre source de revenus) possédant une formation formelle ou une expérience équivalente en gestion financière à but non lucratif.

Les principales responsabilités du poste incluent:

  • Coordonner toutes les tâches financières du projet, notamment: la paye du personnel, les retenues fédérales et provinciales à la source (taxes), le traitement des paiements et les remboursements de dépenses, la tenue de dossiers financiers sains;
  • En collaboration avec notre avocat, superviser toutes les communications juridiques de l’organisation, y compris les agences d’assurance, l’administration de McGill, le gouvernement provincial;
  • Fournir des rapports financiers mensuels au conseil d’administration;
  • Assurer la liaison avec l’Association des étudiants de l’Université McGill afin de coordonner les versements des paiements semestriels;
  • Documenter les pratiques financières pour assurer la mémoire institutionnelle;
  • Effectuer toutes les tâches que le conseil d’administration juge nécessaires pour soutenir les activités du projet.

Compétences et Expériences Requises

Finances

  • 1+ année d’expérience en budgétisation et administration financière (travail ou bénévolat);
  • Expérience de liaison avec les gouvernements provincial et fédéral (français de base requis).

Gestion à but non lucratif

  • Expérience de travail avec des organismes à but non lucratif et collectifs (un atout);
  • Compréhension de base du statut juridique des organisations à but non lucratif au Québec.

La connaissance du langage anti-oppressif, la connaissance des mouvements de développement durable à McGill et à Montréal / Québec et la connaissance du projet ECOLE sont considérées comme des atouts

Information sur le Recrutement Équitable

ECOLE valorise les contributions que les individus qui s’identifient comme faisant partie de communautés marginalisées ou opprimées apportent à notre organisation, et nous encourageons ces personnes à postuler. Nous reconnaissons que des barrières structurelles donnent forme aux expériences et aux qualifications, et en conséquence, nous cherchons à utiliser une approche équitable dans notre recrutement pour faire la différence entre des candidat(e)s qui satisfont les qualifications requises. Si vous voulez être considéré pour le recrutement équitable, s’il-vous-plaît indiquez-le dans votre lettre de présentation. Vous n’avez pas à expliquer pourquoi vous désirez l’être, mais pouvez-le faire si vous le souhaitez.

Pour Postuler

S’il-vous-plaît envoyez un CV et une lettre de présentation soulignant votre intérêt pour la position et toute expérience pertinente à ecoleprojecthiring@gmail.com.

La date limite pour postuler est vendredi le 2 août à minuit. Vous recevrez une notification vous informant si vous avez été sélectionné pour une entrevue. Les entrevues se tiendront entre le 5-9 août 2017.

Pour toute question ou commentaire, veuillez contacter ecoleprojecthiring@gmail.com.

***Veuillez noter que l’emploi du masculin dans le texte a été utilisé pour alléger le texte.***

Details

Date:
August 2
Event Category:

Venue

Québec Canada

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Date:
August 2
Event Category:

Venue

Québec Canada