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Operations Coordinator – Coordination des opérations @ Girls Action Foundation

January 4, 2021 @ 9:00 AM

*le Français suit*
GIRLS ACTION FOUNDATION is currently seeking an energetic and resourceful person to join their team as the Operations Coordinator. This individual will be taking up a new position for the organization and will be responsible for the organization’s financial upkeep and compliance and key human resource duties. Reporting to the Board of Directors, the Coordinator will work closely with the team of co-Managers of the organization.

The ideal candidate is passionate about creating spaces for girls, young women and individuals with lived experiences of misogyny to be powerful agents of social change.

Responsibilities include:
Please note that this list is not exhaustive and there may be instances where the Coordinator is asked to contribute in an unlisted area of the organization’s operations.

Human Resources
Payroll and timesheet management
Collaborating in hiring processes and contract management
Spearheads planning of regular team-building activities and coordination of staff retreats
Maintain a list of facilitators to work with GAF during key conversations, and as needed

Operations (Admin / Finance)
Overseeing accounting (bill payments, deposits, reconciliations, tax reimbursements, etc.), including working with external accounting firm when necessary
Manage budgets and finances (annual budgets and quarterly reports, HR allocations)
Assist with the charitable receipting and fund management processes
Assist with year-end preparations for annual filings
Oversee annual audit (with accountant and auditors)

Governance
Ensure organization meets all legal/regulatory obligations
Create reports and budget analyses to help inform financial decisions for organizational expenses (HR allocations, capital expenses)
Review financial reporting for funders (project allocations in QBO)
Occasionally present at Board of Director Fundraising & Finance and Human Resource Committee meetings as well as monthly Board meetings

Desired Skills and Qualities from Experience:
Previous bookkeeping and/or human resource experience, asset if in a not-for-profit/charitable status organization environment;
Experience in working with multiple legal entities under different legal umbrellas;
Attention to detail and accuracy;
Able to multitask, prioritize, work under pressure and meet deadlines;
Ability to communicate complex data clearly;
Excellent data entry skills; and
Ability to communicate in English and French.

Technical Assets:
Advanced knowledge of Microsoft Suite (Word, Excel etc.) and Google tools (Google Docs, Sheets etc.); and
Advanced knowledge of Quickbooks Online, or similar cloud-based accounting management software and bookkeeping practices

*GAF values a wide range of experience, both paid and unpaid. To this end, please note that any and all relevant experience will be considered, regardless of whether it was in the realm of work, schooling, home life or otherwise.*

Accessibility:
GAF’s physical offices and bathrooms are wheelchair accessible. We are still learning about online accessibility as it relates to our work from home practices. The successful candidate will be offered any reasonable accommodation they require. This will be discussed after the candidate is hired to ensure fairness in all hiring processes. Accommodation needs for the interview process will be discussed at that time.

Location & Terms:
While Girls Action’s office is situated in Montreal, the position is currently remote, in line with public health standards. The applicant should be located in the Greater Montreal area. The Coordinator will have to go to the GAF office for access to relevant documentation. This will always be done respecting safety standards in light of the current COVID-19 pandemic. The business days and current work schedule for all GAF employees is Monday to Thursday.

One-year contract, renewable depending on continued funding (all current GAF employees are contracted employees). Starting salary is 20$/hr for 15 hours a week, and is commensurate with experience.

Benefits include a health benefit plan (Health & Dental) and annual vacation.

Employment equity
People from marginalized communities, including but not limited to: women, indigenous people, differently-abled people, people of colour, queer and trans people, and people of low socioeconomic status are especially encouraged to apply. Please indicate if you consider yourself to be a member of a traditionally disadvantaged group and would like to be considered as such for the purpose of this hiring process.

Please indicate in your application whether you are eligible for the Emploi Quebec Employment Integration Program for Immigrants and Visible Minorities.

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LA FONDATION FILLES D’ACTION est actuellement à la recherche d’une personne énergique et ingénieuse pour se joindre à son équipe en tant que coordonnatrice des opérations. Cette personne occupera un nouveau poste au sein de l’organisation et sera responsable de l’entretien et de la conformité financière de l’organisation ainsi que des principales tâches en matière de ressources humaines. Relevant du conseil d’administration, cette personne travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de co-gestionnaires de l’organisation.

Le candidat idéal est passionné par la création d’espaces pour les filles, les jeunes femmes et les individus ayant vécu des expériences de misogynie pour être de puissants agents de changement social.

Les responsabilités incluent:
Veuillez noter que cette liste n’est pas exhaustive et qu’il peut y avoir des cas où la coordination est invitée à contribuer dans un domaine non répertorié des opérations de l’organisation.

Ressources humaines
Gestion de la paie et des feuilles de temps
Collaboration aux processus de recrutement et à la gestion des contrats
Dirige la planification des activités régulières de consolidation d’équipe et la coordination des retraites du personnel

Tenir à jour une liste de facilitatrices qui pourrait travailler avec FFA pendant les conversations clés, et au besoin

Opérations (Admin / Finance)
Supervise la comptabilité (paiements de factures, dépôts, réconciliation bancaire, remboursements d’impôts, etc.), en travaillant avec un cabinet comptable externe si nécessaire
Gère les budgets et les finances (budgets annuels et rapports trimestriels, allocations RH)
Participe aux processus de réception des reçus de charité et de gestion des fonds
Participe aux préparatifs de fin d’année pour les dépôts annuels
Supervise l’audit annuel (avec le comptable et les auditeurs)

Gouvernance
S’assure que l’organisation respecte toutes les obligations légales et réglementaires
Créer des rapports et des analyses budgétaires pour aider à éclairer les décisions financières pour les dépenses organisationnelles (allocations RH, dépenses en capital)
Examine les rapports financiers pour les bailleurs de fonds (allocations de projet dans QBO)
Occasionnellement présent aux réunions des comité Finances et des Ressources Humaines du conseil d’administration ainsi qu’aux réunions mensuelles du conseil

Compétences et qualités souhaitées par expérience:
Expérience antérieure en tenue de livres et/ou en ressources humaines, un atout dans un environnement d’organisme sans but lucratif;
Expérience de travail avec plusieurs entités juridiques sous différents parapluies juridiques;
Souci du détail et de la précision;
Capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois, de prioriser, de travailler sous pression et de respecter les délais;
Capacité à communiquer clairement des données complexes;
Excellentes compétences en saisie de données;
Capacité à communiquer en anglais et en français.

Atouts techniques:
Connaissance approfondie de la suite Microsoft (Word, Excel etc.) et des outils Google (Google Docs, Sheets etc.); et
Connaissance approfondie de Quickbooks Online ou d’un logiciel de gestion comptable et de pratiques de comptabilité similaire basé sur le cloud

* GAF valorise un large éventail d’expériences, rémunérées et non rémunérées. À cette fin, veuillez noter que toute expérience pertinente sera prise en compte, qu’elle soit dans le domaine du travail, de la scolarité, de la vie familiale ou autre. *

Accessibilité:
Les bureaux physiques et les salles de bains de GAF sont accessibles en fauteuil roulant. Nous en apprenons encore sur l’accessibilité en ligne en ce qui concerne notre travail à partir des pratiques à domicile. La personne retenue se verra offrir tout aménagement raisonnable dont elle a besoin. Cette question sera discutée après l’embauche de la personne afin d’assurer l’équité dans tous les processus d’embauche. Les besoins d’adaptation pour le processus d’entrevue seront discutés à ce moment-là.

Emplacement et conditions:
Bien que le bureau de Filles d’action soit situé à Montréal, le poste est actuellement offert en télétravail (à domicile), conformément aux normes de santé publique. La personne doit être située dans la grande région de Montréal. À l’occasion, la-le responsable peut devoir se rendre au bureau de FFA pour accéder aux documents archivés et à d’autres documents pertinents. Cela se fera toujours en respectant les normes de sécurité à la lumière de la pandémie actuelle du COVID-19. Les jours ouvrables et l’horaire de travail actuel de tous les employés de FFA vont du lundi au jeudi.

Contrat d’un an, renouvelable en fonction du financement continu (tous les employés actuels de GAF sont des employés contractuels). Le salaire de départ est de 20 $/h pour 15 heures par semaine, et est augmentée selon l’expérience.

Les avantages comprennent un régime de soins de santé (santé et dentaire) et des vacances annuelles

Équité en matière d’emploi
La Fondation filles d’action a une politique d’équité en matière d’emploi. Les personnes issues de communautés marginalisées, incluant, mais non limité à : les femmes, les personnes autochtones, les personnes ayant diverses capacités, les personnes racisées, LGBTQIA2S+, et les personnes socio-économiquement marginalisées sont encouragées à appliquer. Merci d’indiquer si vous vous considérez un-e membre d’un groupe traditionnellement désavantagé et que vous voudriez être considéré-e selon notre politique d’équité lors du processus d’embauche.

Svp, veuillez indiquer dans votre application si vous êtes éligible pour le Programme d’Intégration aux Immigrants et aux Minorités Visibles d’Emploi Québec.

20$/h

Download (PDF, 140KB)

hiring@girlsactionfoundation.ca
Website / site web
https://www.girlsactionfoundation.ca/

Details

Date:
January 4, 2021
Time:
9:00 AM
Event Category:

Venue

Québec Canada + Google Map

Details

Date:
January 4, 2021
Time:
9:00 AM
Event Category:

Venue

Québec Canada + Google Map