Chef(fe) de bureau / réceptionniste

La Ressource Action-Alimentation (RAA) est un organisme communautaire qui accompagne les individus et les familles de Parc-Extension vivant dans un contexte de vulnérabilité et de pauvreté en offrant un soutien alimentaire, vestimentaire et social ainsi que des activités éducatives. Nous représentons un lieu de rassemblement important des personnes isolées par la pauvreté et hors des réseaux d’entraide. Répondre à des besoins primaires et essentiels est une grande priorité.

Description du poste
Nous recherchons un(e) chef(fe) de bureau pour être le “visage” et le premier point de contact pour nos visiteurs / usagers. La personne qui occupe ce poste va devoir organiser et coordonner les fonctions administratives et les procédures de bureau. Son rôle consiste à créer et maintenir un environnement de travail agréable, afin de garantir un haut niveau d’efficacité organisationnelle, de communication et de sécurité.

Les fonctions du(de la) chef(fe) de bureau incluent l’accueil des visiteurs, la gestion du matériel de bureau, et le soutien administratif général de nos employés. Le(la) chef(fe) de bureau devrait être en mesure d’assurer le bon fonctionnement du bureau et d’aider à améliorer les procédures de l’organisme et ses opérations au quotidien.

Responsabilités

• assurer la réception des appels et l’accueil des usagers en les informant de nos services, en fixant des rendez-vous, et en les référant aux ressources;
• faire les inscriptions aux activités offertes par notre organisme;
• appuyer les employés dans la logistique des activités (convocation, confirmation des présences, réservation de salle, suivis avec les fournisseurs, préparation du matériel, etc.);
• s’occuper de l’aménagement du bureau et passer les commandes des fournitures et du matériel de bureau;
• maintenir le bureau et la cuisine en bon état et propre et se charger des réparations nécessaires;
• organiser les procédures du bureau avec la direction;
• assurer la coordination avec le service informatique pour l’équipement bureautique;
• assister d’ordre général les visiteurs;
• participer au processus d’intégration des nouveaux employés;
• répondre aux questions des employés concernant les problèmes de gestion de bureau (par ex., les articles de bureau, le matériel);
• se mettre en rapport avec les fournisseurs de gestion des installations;
• planifier des activités internes ou externes, telles que des fêtes.

Qualifications requises

• expérience avérée en tant que chef de bureau, responsable front office ou assistant administratif;
• connaissance des responsabilités, des systèmes et des procédures des administrateurs de bureau;
• être à l’aise avec les ordinateurs (surtout le système MacOS) et capable d’apprendre les nouveaux logiciels de bureau au besoin;
• maîtrise de Google Workspace, Microsoft Office un atout;
• expérience pratique des équipements bureautiques (imprimantes, photocopieurs, etc.);
• excellentes capacités de gestion des tâches et du temps, polyvalence;
• maîtrise du français, l’anglais et le pendjabi et/ou l’hindi. La connaissance d’autres langues est un atout, particulièrement l’espagnol.

Qualités personnelles

• souci du détail et capacité à résoudre les problèmes;
• excellentes compétences de communication orale et écrite;
• solides compétences organisationnelles et en planification dans un environnement en évolution rapide;
• un esprit créatif capable de suggérer des améliorations;
• diplôme d’études secondaires un atout;
• une qualification supplémentaire en tant qu’assistant administratif ou secrétaire constitue un avantage.

Conditions d’emploi

• salaire de 19$ l’heure / 31 heures par semaine;
• horaires du travail : du lundi au jeudi de 9h à 12h et de 13h à 17h; le vendredi de 9h à 12h;
• deux semaines de vacances payées par an;
• deux semaines de vacances payées lors de la fermeture du bureau à la fin de l’année;
• une équipe dynamique, sympathique et très diversifiée;
• ambiance au travail professionnelle, mais décontractée;
• date d’entrée en poste : dès que possible;
• date limite : jusqu’à ce que le poste soit comblé ;
• les personnes intéressées doivent faire parvenir leur CV accompagné d’une lettre de motivation par courriel à recrutement@ressourcealimentation.org;
• prière de ne pas téléphoner; seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.