Administrative Assistant / Assistant•e administratif•ive

Répit aînés Montérégie embauche un•e Assistant•e administratif•ive

Répit aînés Montérégie est à la recherche d’un•e assistant•e à la direction dévoué•e et dynamique. La personne retenue se joindra à l’équipe d’un centre de répit à but non lucratif accueillant des adultes atteints de démence, y compris la maladie d’Alzheimer et autres troubles cognitifs, afin d’assurer le bon fonctionnement des activités quotidiennes du centre et de contribuer à la croissance et à la réussite de notre mission.

Qui sommes-nous ?
Répit aînés Montérégie offre aux adultes dans le besoin un environnement sécuritaire qui favorise leur bien-être par des activités physiques et de la stimulation mentale. Nous offrons également aux proches aidants une pause et un répit bien mérités afin de les aider à répondre à leurs propres besoins ou simplement à se détendre pendant que l’être cher est sous notre responsabilité. Notre centre de jour est idéalement situé au cœur de Greenfield Park, sur la rive sud de Montréal, et offre à nos client•es un environnement lumineux, sécuritaire et amusant, facilement accessible aux personnes à mobilité réduite.

Qui êtes-vous ?

Vous êtes une personne organisée, soucieuse du détail et proactive, qui a de l’expérience dans diverses responsabilités administratives et opérationnelles. Vous êtes capable de travailler de manière indépendante et en équipe, en plus de communiquer avec confiance et sensibilité avec nos différentes parties prenantes, y compris notre équipe de direction, notre conseil d’administration, nos client•es, nos bailleurs de fonds, etc.

Chez Répit aînés Montérégie, nous encourageons activement les candidatures de personnes appartenant à des communautés marginalisées. Nous sommes déterminé•es à former une équipe qui reflète la riche diversité du monde dans lequel nous vivons. Nous valorisons les perspectives et les expériences de tous les individus, peu importe leurs antécédents, et nous croyons qu’une équipe diversifiée améliore notre créativité, notre innovation et notre succès global. Si vous appartenez à une minorité (visible) à laquelle vous vous identifiez ouvertement, nous vous encourageons à l’indiquer dans votre candidature.

Vous avez :

Une expérience reconnue d’au moins trois ans dans une fonction administrative, de préférence dans un organisme à but non lucratif ou dans le secteur des soins de santé.
De solides compétences en communication écrite et orale dans les deux langues officielles – une autre langue est un atout.
Des compétences organisationnelles exceptionnelles, un souci du détail et une capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
La capacité à rédiger des courriels professionnels, à fournir des informations et à soutenir le contenu des médias sociaux.
Une maîtrise de la suite Microsoft Office, de Google Docs et d’autres outils numériques pour la planification, la gestion des courriels et les plateformes de médias sociaux. Une connaissance de QuickBooks est un atout.
Une véritable passion en ce qui concerne le bien-être des adultes atteints de démence, y compris la maladie d’Alzheimer et autres troubles cognitifs, et de leurs proches aidants.
Une attitude positive et collaborative, avec la volonté de travailler en étroite collaboration avec la directrice exécutive et l’ensemble de l’équipe.

Responsabilités principales

Suivre diverses tâches administratives afin de garantir l’efficacité des opérations.
Au nom de l’organisation, gérer le courrier électronique, le calendrier et la correspondance connexe, y compris les événements de notre centre et de nos partenaires, ainsi que veiller à ce que tous les engagements soient respectés dans les délais impartis.
Soutenir le travail et les réunions du conseil d’administration et des comités de l’organisation.
Soutenir les processus de recrutement de l’organisation.
Élaborer et tenir à jour les politiques et procédures administratives.
Aider à la création et à la sélection de contenu pour les plateformes de médias sociaux de l’organisation afin de promouvoir les activités de notre centre et mobiliser la communauté.
Soutenir la planification d’événements et la participation à des ateliers et séminaires liés à l’organisation. Cela peut occasionnellement nécessiter de travailler le soir et les fins de semaines.
Adopter une approche axée sur les détails, gérer les tâches et les priorités afin de garantir l’exactitude et l’efficacité de toutes les tâches assignées.
Se tenir au fait des événements organisés par nos partenaires et dans notre réseau ; en informer l’organisation.
Contribuer à la croissance de l’organisation en assumant des responsabilités supplémentaires selon les besoins, en faisant preuve de flexibilité et d’adaptabilité dans un environnement dynamique.

Ce que nous proposons

Rémunération de 27 $/heure ;
Flexibilité par rapport aux jours de travail ;
Flexibilité des horaires de travail pour assurer un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée ;
Flexibilité concernant le lieu de travail : le travail hybride est proposé (travail depuis les bureaux de l’organisation et également depuis un lieu de son choix) ;
Lors d’une journée de travail de huit heures, une demi-heure de diner payée ;
Congés payés du 22 décembre 2023 au 2 janvier 2024, période durant laquelle le centre est fermé ;
Une équipe professionnelle, empathique et engagée qui apporte son soutien et fonctionne avec un fort esprit d’équipe.

Processus de candidature
Si cette offre vous interpelle et que vous vous voyez comme membre de l’équipe dynamique de Répit aînés Montérégie, posez votre candidature dès que possible ; les candidatures se font sur une base continue. Envoyez votre candidature à l’attention de la directrice générale, Franca Sprapani, à admin@seniorsrespitemonteregie.ca.

Suivez les lignes directrices de la demande :

Votre CV et votre lettre de motivation doivent être sauvegardés en un seul et même document.
Nommez le document : « VOTRE NOM COMPLET + Candidature au poste d’assistance à la direction RAM ».
Indiquez dans l’objet du courriel : « Candidature au poste d’assistance à la direction ».

Note : Les candidat•es sélectionné•es feront l’objet d’une vérification de leurs antécédents.

Les candidat•es retenu•es seront contacté•es pour une entrevue.

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Seniors Respite Montérégie is hiring an Administrative Assistant 

Seniors Respite Montérégie is seeking a dedicated and dynamic Assistant to the Executive Director to join our compassionate team at a non-profit respite center catering to adults with dementia, including Alzheimer’s Disease and other cognitive challenges to ensure the smooth functioning of the center’s daily activities and contribute to the growth and success of our mission.

30-35 hrs/week (flexible and hybrid)

Immediately

Greenfield Park, on the South shore of Montreal

June 30, 2024 – possibility of renewal depending on funding

Who we are
Seniors Respite Montérégie offers adults in need a safe and secure environment that will promote their well-being through physical activities and mental stimulation. We also provide caregivers with a much-needed break and respite in order to help them attend to their own personal needs or simply help them relax while their loved one is in our care. Our day center is conveniently located in the heart of Greenfield Park, on the South shore of Montreal and offers our guests a bright, secure and fun environment that is easily accessible for those with limited mobility.

Who you are

You are an organized, detail-oriented and proactive individual with experience in various administrative and operational responsibilities. You have the ability to work independently and as a team player and communicate with confidence and sensitivity with our various stakeholders, including our management team, Board of directors, clients, funders, etc.

At Seniors Respite Montérégie, we actively encourage applications from individuals belonging to marginalized communities. We are committed to building a team that reflects the rich diversity of the world we live in. We value the perspectives and experiences of all individuals, regardless of their background, and believe that a diverse team enhances our creativity, innovation, and overall success. If you belong to any (visible) minority group that you openly identify with, we encourage you to indicate that in your application.

You have 

Proved experience of a minimum of three years in an administrative role, preferably in a non-profit or healthcare setting.
Strong written and verbal communication skills in both official languages – additional language is an asset.
Exceptional organizational skills, attention to detail, and the ability to multitask effectively.
The ability to draft professional emails, provide input and support social media content.
Exceptional organizational skills, attention to detail, and the ability to multitask effectively.
Proficiency in using Microsoft Office Suite, Google Docs and other digital tools for scheduling, email management, and social media platforms. Knowledge of QuickBooks is an asset.
A genuine passion for contributing to the well-being of adults with dementia, including Alzheimer’s Disease and other cognitive challenges and their caregivers.
A positive and collaborative attitude, with a willingness to work closely with the Executive Director and the entire team.

Key Responsibilities

Follow diverse administrative tasks accordingly to ensure efficient operations.
Manage email and calendar and related correspondence, including network and partner events, on behalf of the organization and ensure all commitments are met in a timely manner.
Support the work and the meetings of the Board of Directors and the organization’s committees.
Support the recruitment processes of the organization
Develop and keep administrative policies and procedures updated
Assist in creating and curating content for the organization’s social media platforms, promoting awareness of our center’s activities and engaging with the community.
Support event planning and participation in workshops and seminars related to the organization. This may require occasional evenings and weekends
Uphold a detail-oriented approach, managing tasks and priorities to ensure accuracy and effectiveness in all assigned duties.
Be up to date and inform the organization about network and partner events
Contribute to the growth of the organization by taking on additional responsibilities as required, showing flexibility and adaptability in a dynamic environment.

What we offer

Compensation is $27/hour
Flexibility around workdays
Flexibility around work hours to ensure a healthy work-life balance
Flexibility around place of work; hybrid work is offered (work from the office of the organization and also from a place of choice)
When working an eight-hour day, there is a half-an-hour paid lunchtime.
Paid vacation between  December 22, 2023 – January 2, 2024, when the center is closed
A compassionate and committed professional team that provides support and operates with a strong team spirit.

Application process
If this resonates with you and you see yourself being a member of the dynamic Seniors Respite Montérégie team – apply as soon as possible; applications are expected on a rolling basis. Send your application to the attention of the Executive Director, Franca Sprapani, at admin@seniorsrespitemonteregie.ca

Follow these application guidelines:

Your CV and cover letter should be saved as one document.
Name the document as ‘’YOUR FULL NAME + Application for SRM Admin Assistant’’
Write in the subject line of the email: Application for Administrative Assistant.

Note: Selected candidates will undergo a background check.

The suitable candidates will be contacted to schedule an interview.