Les bases de la planification d’urgence pour les organismes communautaires

L’un des petits pas que nous avons fait ces dernières semaines est de réfléchir à la planification des mesures d’urgence. Nous ne sommes en aucun cas des experts en la matière, mais nous avons pensé que nous pourrions partager un peu dans l’espoir d’inspirer votre propre groupe communautaire à faire sa propre planification d’urgence pendant COVID-19. 

Qu’est-ce que la planification d’urgence ? 

La planification d’urgence est censée couvrir un large éventail de risques possibles qui pourraient affecter votre association à but non lucratif. En général, ces risques sont divisés en risques internes et externes. Voici quelques exemples

Risques internes 

• Que se passe-t-il si l’un de nos collaborateurs partage une organisation cliente confidentielle en dehors de l’organisation ?
• Que se passe-t-il si l’ordinateur où nous stockons des informations financières clés tombe en panne ?

Risques externes 

• Que se passe-t-il si un événement météorologique majeur se produit le jour du gala prévu ?
• Que se passe-t-il si notre site web ou notre base de données est piraté ou tombe en panne ?
• Que se passe-t-il si un fournisseur clé cesse de pouvoir nous fournir les articles sur lesquels nous comptons ?

Bien sûr, pour l’instant, nous savons quel est le risque majeur, car il est déjà là : une pandémie mondiale. Cela signifie au moins une augmentation des absences pour cause de maladie, de soins aux membres de la famille, de fermeture d’écoles, de quarantaines, etc. Au COCo, nous nous sommes préparés à un scénario très précis : que se passerait-il si nous tombions malades et étions incapables de travailler ?

Plans d’urgence individuels 

• Quels sont les principaux projets sur lesquels je travaille et qui sont les personnes de contact clés pour ces projets ?
• Mes dossiers sont-ils organisés de manière à ce que d’autres personnes puissent les trouver et les comprendre ?
• Pour un projet ou un sujet donné, quelle est la personne la mieux à même de le prendre en charge ?
• Quels sont les mots de passe clés dont les autres personnes doivent disposer ? Ai-je un gestionnaire de mots de passe auquel quelqu’un d’autre pourrait accéder en cas de besoin ?
•  Existe-t-il des fichiers confidentiels auxquels seules des personnes spécifiques devraient avoir accès si je tombe malade ?

Plans d’urgence de l’organisation

Quelques questions que nous avons posées collectivement :

• Quelles sont les fonctions essentielles qui doivent être maintenues en cas de pénurie de personnel ? Pour nous, une grande partie de ces questions concerne les salaires et les factures. Quelles sont vos fonctions critiques ?
• Qui doit recevoir une formation croisée sur des tâches qu’il n’effectue pas normalement ? Quelles sont les tâches qu’une seule personne sait faire ?
• Comment les employé.e.s qui tombent malades devraient-ils avoir accès aux congés de maladie ?

Ce sont toutes des questions extrêmement fondamentales, et un véritable plan d’urgence irait beaucoup plus loin. En même temps, nous savons que de nombreux groupes (dont le nôtre) n’avaient que très peu de choses en place, et ce serait un bon point de départ pour faire face à la poursuite de la pandémie. Et si vous avez des choses en place – nous aimerions en entendre parler !  

Autres ressources 

Beaucoup d’autres ressources que nous avons trouvées semblaient difficiles à transférer dans le contexte canadien ou à but non lucratif. Cependant, en voici quelques-unes qui pourraient être utiles

• Ce guide contient de bonnes choses sur la communication avec votre personnel (lien)
• L’université de Rowan a présenté son plan d’urgence en langage clair et simple lors de la COVID-19 (lien en anglais)
• Le groupe Bridgespan donne un aperçu général décent (lien en anglais)

Connaissez-vous de bonnes ressources à ce sujet ? Faites-le nous savoir !

Vous pouvez lire sur le changement de services du COCo pendant COVID-19 ici (lien).