Mais par où commencer ? Quelques conseils pour l’évaluation de vos programmes

Le mois passé, en prenant le café avec une amie, celle-ci me faisait part de ses craintes à l’approche de son évaluation annuelle de rendement. Il m’est venu à l’esprit qu’il pourrait lui être bénéfique de reconsidérer ce genre d’évaluation, de la traiter plutôt comme un moment spécialement mis de côté pour elle. Un temps expressément conçu pour parler d’elle et, dans un monde idéal, une évaluation de la sorte serait aussi un espace de rétroaction invitant le dialogue, l’amélioration, la gestion des défis présents dans un milieu de travail et l’élaboration d’une vision du future. En toute honnêteté, la plupart d’entre nous craignons les évaluations, que ce soit les évaluations du CA, les évaluations de l’organisation ou de ses programmes, étant plus souvent qu’autrement associées au jugement et à la prise de responsabilité. Toutefois, tout comme peut l’être une évaluation du personnel, ce devrait être un temps unique alloué à la santé d’une organisation – l’opportunité de prendre du recul, de faire le point, de se demander comment ça va, de se féliciter pour nos accomplissements et, sommes toutes, de nous célébrer mutuellement.

Au milieu du rythme effréné et chaotique du travail communautaire, les évaluations offrent la chance de créer un espace de réflexion – que ce soit pour nos erreurs ou nos bons coups, un regard global sur notre pratique.

L’aspect le plus important d’une évaluation constitue en effet cette pause, la chance de remettre les pendules à l’heure, parfois par le simple fait de s’asseoir ensemble et de discuter de notre travail. Nous voulons toutes et tous savoir si le travail que nous faisons mène au changement désiré. Nous sommes plusieurs à croire fermement que notre travail touche en effet les gens et changent des vies pour le mieux. Après tout, nous sommes en lien direct avec des gens, leurs histoires, ce qui affecte nos communautés. Ce n’est pas rien ! Mais il est aussi important de traduire cette impression en quelque chose de tangible, en structures concrètes. Les évaluations formelles offrent des méthodes systémiques qui aident à déchiffrer l’impact de nos actions, à y réfléchir avec clarté et, de là, à déterminer s’il serait souhaitable de proposer des ajustements, des changements. Certaines de ces méthodes peuvent inclure la collecte d’histoires et d’expériences des personnes et des communautés avec qui nous travaillons. (La méthode connue en anglais sous le nom de « Most Significant Change Stories Method » (MSC) en est une. Pour en savoir plus sur cette approche allez ici et ici):

Voici les choses les plus importantes à considérer avant d’entamer un projet d’évaluation.

La première étape consiste à clarifier comment, à qui et surtout, à quelles fins servira cette évaluation. Les réponses à ces questions serviront de bases dans la préparation de votre évaluation. Trop souvent, on saute tout droit aux méthodes d’évaluation, se demandant : quel genre d’évaluation devrions-nous faire et comment devrions nous recueillir l’information souhaitée ? Mais le choix de la méthode en question devrait constituer la dernière étape dans la création d’une évaluation. Par exemple, y-a-t-il un programme en particulier qui, selon vous, mérite d’être ajusté ? Planifiez-vous élargir la portée ou l’ampleur d’un de vos programmes ? Désirez-vous être mieux capable de communiquer avec votre communauté, vos membres, vos donateurs et vos partenaires afin de leur faire part des réussites que vous accomplissez grâce à leur soutien ? Chacun de ces objectifs mériteraient d’être traités différemment.

Si un bailleur de fond requiert une évaluation, découvrez quelles sont leurs attentes et leurs besoins. Est-ce pour démontrer vos capacités, votre transparence ou encore pour confirmer avec un donateur que vous avez tenu vos promesses ? Le donateur est-il intéressé à obtenir le nombre total de personnes que vous rejoignez ? Cherche-t-il à mesurer la différence qu’a fait votre programme sur ses participants, ou encore ce que vous avez appris en tant qu’organisation pilotant un nouveau programme ? Dans tous les cas, une évaluation conçue à la demande d’un bailleur de fond devrait tout de même demeurer utile à l’organisation concernée. Les rapports d’évaluation qui dorment dans des placards et accumulent la poussière sont un énorme gaspille de ressources, sans parler d’une opportunité perdue. Dans les faits, certains donateurs sont assez flexibles, mais il est important pour vous, en tant qu’organisation, de savoir ce que vous recherchez, afin de mettre en place un processus qui réponde aux besoins de toutes et tous.

Toute évaluation comporte un certain risque. Bon nombre de projets d’évaluation ne font que nous rappeler ce que nous savons déjà. Parfois, ça peut demeurer utile, mais on n’en tire que très peu de nouveau et ce n’est pas très intéressant. Clarifiez donc votre intention dès le départ et revenez-y souvent afin de vous ajuster et, ainsi, de vous assurer que votre plan vous aidera à trouver ce que vous recherchez.

Les processus d’évaluation peuvent être long et couteux et peuvent très vite devenir très compliqués. Faites-donc en sorte de garder ça simple et réaliste. Prenez garde au phénomène de la noyade statistique ! Demandez-vous : avons-nous réellement besoin de toutes ces données?

Assurez-vous de respecter la vie privée de gens. Dans la mesure du possible, tentez de respecter la confidentialité en maintenant l’anonymat des participants. À ce sujet, évitez les questions intrusives. Beaucoup d’encre a coulé sur le sujet des pratiques éthiques – informez-vous !

Si vous prévoyez investir vos précieuses ressources et le peu de temps dont vous disposez sur une évaluation, assurez-vous d’en tirer pleinement profit. Pour ce faire, il importe d’y commettre temps et énergie. Ça implique beaucoup de réflexion, de discussion, de planification et de digestion. Parlez-en à celles et ceux qui vous entourent et demandez conseil. N’hésitez-pas à chercher et tirer profit des ressources qui existent et qui peuvent vous épauler, comme le COCo.

Finalement, n’oubliez-pas que notre travail acharné mérite qu’on en prenne pleinement conscience. De nos jours, alors qu’il est de plus en plus difficile de capter (et de garder) l’attention des gens – que ce soit l’attention de nos membres, de nos volontaires, de nos donateurs ou de nos bailleurs de fond – il est crucial de pouvoir parler des résultats et de l’impact de notre travail de manière claire et tangible. Après tout, une évaluation est aussi une excellente manière de reconnaître, de valoriser et de célébrer tous nos efforts.

D’autres ressources utiles (en anglais seulement):

Evaluations That Work: What the Non-Profit Sector Can Learn from the Ontario Nonprofit Network and Vibrant Communities

Developing Evaluations that Are Used, feuille de conseils du Tamarack

Dana Vocisano est une consultante en développement organisationnel, avec plus de 30 ans d’expérience dans les secteurs à but non lucratif, communautaire et philanthropique. En plus de son travail lié au développement organisationnel avec des groupes communautaires, elle effectue des évaluations de programme. Elle est coach pour Innoweave dans le cadre de son module sur l’évaluation du développement.