Nous embauche pour le poste de coordinateur•ice exécutif•ive des opérations

Le Centre des organismes communautaires (COCo)

Le Centre des organismes communautaires (COCo) est un organisme provincial à but non lucratif qui travaille à l’essor d’un secteur communautaire québécois inclusif et axé sur la justice sociale, où les organismes populaires peuvent prospérer. Nous y voyons un élément essentiel dans la création d’une société plus juste et plus équitable. À cette fin, le COCo offre des services de formation, d’accompagnement et de soutien technologique aux petites organisations populaires et aux organismes dont le mandat vise la justice sociale. Nous nous appuyons également sur nos recherches pour favoriser le dialogue et le changement en ce qui concerne l’inclusion et la diversité dans le secteur à but non lucratif québécois.

À propos du poste

Aperçu général : La personne embauchée à titre de coordinateur•ice exécutif•ive des opérations aura principalement la charge d’assurer la supervision administrative, financière et opérationnelle stratégique de l’organisation. Relevant du conseil d’administration, la personne dans ce poste devra assurer de la gestion des ressources humaines, des finances et des processus de gouvernance et ce, dans le respect des valeurs anti-oppressives du COCo. En collaboration avec la personne en charge de la coordination exécutive des partenariats et de l’apprentissage, celle-ci participera au maintien et au développement des partenariats de financement de l’organisation. Dans la mesure du possible, en fonction de son intérêt et de ses capacités, elle contribuera également à certains éléments du développement organisationnel et de la formation, en participant à la conception, à la mise en œuvre ou à la facilitation des formations, de l’accompagnement et des outils pour les groupes communautaires et les organisations à but non lucratif. 

Il s’agit d’un poste de direction collaborative. La personne embauchée à titre de coordinateur•ice exécutif•ive des opérations fera partie d’un cercle de leadership composé de trois personnes, aux côtés du coordinateur•ice exécutif•ive des programmes et de la coordinateur•ice exécutif•ive des partenariats et de l’apprentissage. Au sein de ce cercle de leadership, la personne embauchée au poste de coordinateur•ice exécutif•ive des opérations collaborera pour soutenir le personnel dans l’accomplissement de ses activités. Elle guidera les conversations collectives sur la future structure de gouvernance de l’organisation, en favorisant l’incarnation des valeurs anti-oppressives dans nos opérations internes, tout en renforçant nos opérations et nos programmes afin de mieux centrer le bien-être général de notre équipe. Au besoin, elle fournira des conseils, en plus d’élaborer et de mettre en œuvre des stratégies, des politiques et des processus qui favorisent le bien-être du personnel et la santé de l’organisation. Elle mettra en pratique un modèle de prise de décision consultatif, par lequel elle présentera des questions et des recommandations aux membres du personnel directement concerné•es, afin d’obtenir un retour d’information avant de prendre des décisions finales.

En tant que membre de l’équipe hautement collaborative du COCo, la personne occupant ce poste participera activement aux conversations internes sur le développement organisationnel, participera à la co-supervision et contribuera à d’autres tâches de gestion collective.

 

Durée et type de contrat : un an, renouvelable. Heures : 35 heures par semaine. À l’occasion et avec préavis, du travail tôt le matin, le soir et la fin de semaine pourrait être exigé. Rémunération : 38,97 $ de l’heure Avantages : Assurance maladie, fonds de pension, 4 semaines de vacances ainsi que 2 semaines de congé payées en décembre.

Tâches et responsabilités

Supervision de l’organisation et de l’équipe

• En tant que membre du cercle de gestion, maintenir et développer un environnement de travail positif, collaboratif et réceptif, fondé sur une culture professionnelle qui favorise les pratiques anti-oppressives (par exemple les approches antiracistes, décoloniales, queer et trans inclusives, la justice pour les personnes en situation de handicap, les approches féministes).
• Fournir des conseils et du soutien aux membres du personnel, en offrant un espace de collaboration et de discussion collective propice à une organisation apprenante.
• Cogérer les mesures de bien-être du personnel avec les autres coordinateur•ices exécutif•ives, notamment en alignant la planification stratégique et les plans d’activité avec la gestion de la charge de travail, tout en collaborant à l’amélioration des politiques en matière de ressources humaines.
• Collaborer avec les coordinateur•ices exécutif•ives, le personnel et les membres du conseil d’administration pour veiller à ce que la planification stratégique, les structures du personnel et les activités d’établissement des priorités répondent aux besoins du programme et favorisent un travail d’équipe efficace.
• Collaborer avec les coordinateur•ices exécutif•ives, le personnel et les membres du conseil d’administration pour revoir les procédures administratives et opérationnelles et les réviser au besoin, afin d’améliorer l’efficacité, la capacité et le bien-être de l’équipe.
• Assister et donner des comptes rendus aux réunions du conseil d’administration et des « Hubs » afin d’assurer la préparation et la présentation ponctuelle des mises à jour opérationnelles, financières et administratives.
• Siéger en tant que membre des Hubs Finances et RH avec les membres du conseil d’administration et faire régulièrement rapport au Hub Structure du conseil d’administration ; siéger aux Hubs ponctuels (par exemple : AGA, recrutement du conseil d’administration) selon les besoins.
• Collaborer avec le ou la coordinateur•ice exécutif•ive des partenariats et de l’apprentissage, avec le personnel et avec le conseil d’administration pour planifier le calendrier et le cadre des processus collectifs, y compris la lutte contre l’oppression et la (re)structuration des conversations ; participer aux processus collectifs.
• Respecter tous les textes législatifs et réglementaires applicables, ainsi que les bonnes pratiques en matière de direction et de gestion de l’organisation.
• Assumer d’autres responsabilités en matière d’organisation et de supervision de l’équipe, le cas échéant.  

Stratégie et gestion financières

• Superviser, maintenir et renforcer la stratégie budgétaire du COCo, en accord avec ses valeurs anti-oppressives et sa théorie du changement, afin d’assurer sa viabilité financière et de soutenir l’équipe dans la réalisation de ses activités.
• Gérer et mettre en œuvre des processus budgétaires collaboratifs, y compris l’élaboration et l’approbation des budgets annuels en lien avec les plans de programmes et les objectifs organisationnels, en travaillant en étroite collaboration avec les coordinateur•ices exécutif•ives, le Hub Finances du conseil d’administration et les membres du personnel concerné•es.
• Gérer et mettre en œuvre des processus budgétaires collaboratifs, y compris l’élaboration, l’approbation, le suivi et la présentation de budgets annuels et de prévisions pluriannuelles conformes aux priorités des programmes et du financement.
• Collaborer avec le ou la coordinateur•ice exécutif•ive des partenariats et de l’apprentissage pour la production de propositions de financement et de partenariat, ainsi que pour l’établissement de rapports, afin de garantir la viabilité financière et la programmation du COCo. 
• Élaborer des budgets complets pour les programmes et les projets en collaboration avec les coordinateur•ices exécutif•ives et les membres du personnel concerné•es. Approuver les dépenses en conséquence.
• Gérer, préparer et présenter des rapports financiers précis et ponctuels, y compris des rapports trimestriels, des rapports de financement et des états financiers annuels vérifiés avec le Hub Finances du conseil d’administration.
• Examiner, préparer et traiter les factures et les paiements, ainsi que les versements gouvernementaux (TPS/TVP, DAS). 
• Fournir aux coordinateur•ices exécutif•ives et au conseil d’administration des projections de flux de trésorerie, des bilans et des comptes de résultats comprenant les données réelles depuis le début de l’année et les projections de fin d’année.
• Avec l’aide d’un•e comptable externe, coordonner et effectuer, le cas échéant, les activités bancaires et comptables, y compris, mais sans s’y limiter, le traitement des salaires, les dépôts et les décaissements.
• En collaboration avec le personnel concerné, tenir à jour les registres des contrats généraux de fonctionnement, des contrats salariaux, des contrats de programme et des contrats organisationnels.
• Maintenir, surveiller et évaluer les procédures opérationnelles et les systèmes de contrôle pour toutes les transactions financières, ainsi que les documents relatifs au respect de la législation. 

Ressources Humaines

• Soutenir la création d’un environnement de travail accueillant et sain en garantissant, en développant et en mettant en œuvre des processus, des initiatives et des pratiques de collaboration en matière de ressources humaines qui soient conformes aux valeurs et à la théorie du changement du COCo. Il s’agit notamment de :
  • Gérer les demandes en ressources humaines, y compris les vacances et les congés, les besoins d’accès ou les adaptations, soutenir la rétention et le respect des valeurs anti-oppression du COCo ; 
  • Gestion de l’administration des ressources humaines, y compris les contrats, les calendriers de vacances, le suivi des heures de travail du personnel et les plans d’assurance et de retraite ; 
  • Gérer les mécanismes et les structures de soutien par les pairs, tels que le système de jumelage, l’attribution de jumelages et la recommandation de changements, le cas échéant ; 
  • Élaborer des plans d’embauche ou des contrats pour les postes et les dossiers ouverts en collaboration avec les coordinateur•ices exécutif•ives, le personnel concerné et le conseil d’administration ; 
  • Collaborer avec les équipes du programme pour l’embauche d’animateur•ices affilié•es ou de contractant•es ; 
  • Développer, renforcer et initier des processus d’évaluation annuelle par les pairs et de performance du personnel ; 
  • Veiller à ce que les mesures de responsabilisation du personnel soient conformes aux objectifs et aux politiques du COCo, en collaboration avec les coordinateur•ices exécutif•ives et le conseil d’administration ;  
  • Agir en tant que gestionnaire des procédures disciplinaires au besoin, en collaboration avec les autres coordinateur•ices exécutif•ives et le Hub de ressources humaines du conseil ; et
  • Créer, mettre en œuvre et faire évoluer les politiques et les procédures, en renforçant les valeurs d’anti-oppression dans nos pratiques en matière de ressources humaines.

Administration et Opérations

• Maintenir l’intégrité du mandat, de la mission, de la vision et des valeurs du COCo dans ses procédures administratives et opérationnelles.
• Collaborer avec les coordinateur•ices exécutif•ives à la planification long terme et à l’évaluation des capacités des flux de travail, des processus et des systèmes opérationnels du COCo, en concertation avec le personnel, le conseil d’administration et les consultant•es externes.
• Naviguer les politiques et les conventions pour maintenir le statut d’organisme de bienfaisance enregistré et d’organisation à but non lucratif, conformément aux réglementations gouvernementales. 
• Traiter les demandes d’adhésion et assurer le suivi des renouvellements.
• Gérer les baux, l’entretien des bureaux et l’ensemble des activités de l’établissement.
• Assurer la maintenance du bureau, de la technologie et de l’infrastructure en collaboration avec le ou la coordinateur•ice des technologies.
• Négocier les contrats, travailler avec des conseillers externes sur les ententes juridiques et assurer une diligence raisonnable pour protéger les intérêts juridiques, financiers et éthiques du COCo.

• En consultation avec l’ensemble de l’équipe du COCo, collaborer avec les coordinateur•ices exécutif•ives, le personnel, les affilié•es et le conseil d’administration pour guider la prochaine phase de planification du retour au bureau (hybride).

 

Développement organisationnel et soutien à la formation

• En fonction de la charge de travail et de la capacité organisationnelle de la personne embauchée à titre de coordinateur•ice exécutif•ive des opérations, celle-ci peut contribuer à soutenir la santé et le bien-être des organismes communautaires populaires par les moyens suivants :
  • Collaborer à l’élaboration d’outils et de ressources pour les organismes populaires et les organisations à but non lucratif ; 
  • Accompagner des groupes populaires et d’autres organisations communautaires dans le cadre d’activités de facilitation, de processus de changement ou de formation, jusqu’à concurrence de 10 % de la charge de travail du ou de la coordinateur•ice. En fonction des intérêts, des compétences et de la charge de travail du ou de la candidat•e, ainsi que de la capacité de l’organisation, il peut être possible d’accepter davantage de travail d’accompagnement et de facilitation par la suite.

Les qualités recherchées chez un•e coordinateur•ice exécutif•ive des opérations

La personne embauchée à titre de coordonnateur•ice exécutif•ive des opérations sera un leader réfléchi et collaboratif, passionnée par la promotion des valeurs anti-oppression, du bien-être et de la santé organisationnelle en milieu de travail. Guidée par le désir d’apprendre des voix marginalisées et de les amplifier, elle est animée par la volonté de contribuer à la justice sociale et à la vitalité du secteur communautaire. Alliant un grand souci du détail à une vue d’ensemble, la personne embauchée en tant que coordonnateur•ice exécutif•ive des opérations apportera à l’équipe sa perspicacité opérationnelle. Son aptitude à écouter profondément et à engager le dialogue sur des questions complexes lui permettent de centrer les besoins des programmes et le bien-être de son équipe dans l’élaboration de plans et de stratégies opérationnelles. 

Au COCo, nous reconnaissons la valeur de l’expérience professionnelle rémunérée ou bénévole. Nous encourageons les candidat•es qui répondent à tous ou à une partie des critères suivants à postuler : 

Compétences et expériences

• Expérience en gestion d’équipes et d’opérations, telles que les ressources humaines, les finances et l’administration. 
• Une capacité à mettre en pratique des cadres de lutte contre l’oppression et le racisme ; de l’expérience à intégrer ces principes dans son travail, y compris : 
  • L’élaboration et la mise en œuvre de budgets annuels et de projets axés sur la mission, de procédures administratives, d’outils opérationnels ou de ressources ;
  • Le développement, la révision et l’application de pratiques en RH centrées sur l’humain et affectivement intelligentes. 
• Expérience en comptabilité et en production de rapports financiers.
• Expérience et intérêt pour le travail collaboratif, y compris de l’expérience avec des processus décisionnels participatifs et des structures de travail plus horizontales.
• Expérience en matière de conseil, d’animation, d’enseignement, de formation, de coaching ou de mentorat. 
• Expérience et compréhension de la réalité des organismes populaires ou des organisations à but non lucratif, avec une connaissance des pratiques préconisées en matière de développement organisationnel.
• Expérience au sein du secteur communautaire Québécois. 
• Solides compétences en matière de communication orale et écrite en anglais et en français. 

Qualités et attributs

• Passionné•e par l’idée de traduire la mission du COCo en plans et en stratégies opérationnelles.
• Haut niveau d’organisation et souci du détail, complétés par une capacité à avoir une bonne vue d’ensemble.
• Sensibilité aux besoins et problèmes émergents, en plus d’une capacité à résoudre les problèmes pour trouver des solutions créatives et centrées sur les personnes.
• Affection pour les systèmes et les feuilles de calcul, combinée à une bonne maîtrise des applications web et des logiciels informatiques de base, en plus d’une capacité à apprendre rapidement. 
• Capacité à guider, soutenir et encadrer le personnel.
• Compréhension aiguisée du racisme et de l’oppression systémiques, guidant la création d’environnements plus sûrs pour le personnel non-blanc et les facilitateur•ices travaillant dans le domaine de la lutte contre l’oppression. 
• Compréhension des obstacles auxquels sont confrontées les communautés racisées et autres communautés marginalisées au Québec.
• Désir de soutenir l’engagement du COCo à amplifier les voix marginalisées dans le secteur communautaire.

Environnement de travail

Vous vous joindrez une équipe de 7 à 9 membres du personnel et une communauté d’une douzaine de facilitateur•ices affilié•es :

• Un environnement de travail hautement collaboratif et non traditionnel fonctionnant sur une base horizontale. 
• Un cercle de leadership composé de 3 co-coordinateur•ices exécutif•ives. 
• Une équipe dynamique qui n’hésite pas à travailler à des rythmes différents.
• Présentement, le personnel du COCo travaille à distance et collabore sur des plateformes virtuelles. Nous travaillons à l’élaboration d’une politique hybride et collective de retour au travail. Nous pourrons vous faire part de nos réflexions à ce sujet lors des entrevues.
• En temps normal, le personnel du COCo travaille dans un bureau ouvert au centre-ville de Montréal/Tiohtià:ke/Mooniyaang. 

 

Accessibilité

Le COCo mène présentement ses activités de manière virtuelle, avec des réunions hybrides ou en personne à l’occasion. Les bureaux et les salles de bain du COCo sont accessibles aux personnes en fauteuil roulant. Comme nous sommes dans un bâtiment partagé, nous ne pouvons pas garantir un espace sans odeur. Toutefois, nous nous efforçons d’avoir un espace à odeur réduite. Nous nous familiarisons progressivement avec les enjeux d’accessibilité en ligne dans le cadre de nos pratiques de travail à domicile. Si vous avez des questions spécifiques concernant l’accessibilité de nos pratiques de travail à domicile ou de notre espace de travail physique, veuillez envoyer un courriel à Naïma à l’adresse suivante : naimap@coco-net.org. 

Notre processus d’embauche:

Pour appliquer:

Toutes les candidatures sont invités à remplir ce formulaire, en anglais ou en français, au lieu d’une lettre de motivation. Le formulaire vous demandera également d’inclure votre curriculum vitae au format PDF. Notez que vous ne pouvez pas modifier vos réponses une fois qu’elles ont été envoyées. Si vous rencontrez des problèmes avec le formulaire, veuillez contacter naimap@coco-net.org.

 

Notre processus d’embauche:

Nous évaluons toutes les candidatures de manière anonyme, afin de garantir un degré plus élevé d’objectivité dans notre processus de sélection. Seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés. Les entretiens se dérouleront en anglais et en français.

Équité en matière d’emploi

Au COCo, nous croyons que notre travail bénéficie profondément de l’expérience, des connaissances et de la sagesse des personnes qui ont été confrontées à des obstacles systémiques. Nous encourageons, entre autres, les Autochtones, les personnes noires, les personnes racisées, les personnes handicapées, les personnes s’identifiant comme 2ELGBTQI, les femmes, les personnes ayant été incarcérées ou institutionnalisées, les immigrant•es et les personnes issues de la classe ouvrière à poser leur candidature. Nous comprenons également que les candidat•es peuvent s’identifier simultanément à plusieurs de ces identités, de manière à renforcer et à nuancer leur expérience. Nous nous engageons à créer une organisation aussi diverse que les communautés que nous desservons. Si vous souhaitez être considéré•e pour l’équité en matière d’emploi, veuillez nous le faire savoir dans le formulaire de candidature.

 

Pour une meilleure prise en compte de votre candidature, postulez avant le 12 mai 2023. Les candidatures resteront ouvertes jusqu’à ce que le poste soit pourvu.

 

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