AGA – Assemblée générale ou assemblée géniale?

Comme nous, vous êtes peut-être plongé jusqu’au cou dans la planification de l’assemblée générale annuelle de votre organisation (et comme nous, vous avez peut-être même déjà pris quelques semaines de retard). C’est donc le moment idéal de parler d’AGA : comment transformer ce festival de l’assommoir pour vraiment maximiser votre temps et vos ressources.

Respectez vos exigences juridiques et passez à autre chose.

Idéalement, l’AGA devrait vous fournir l’occasion de prendre contact avec votre base et d’assurer une participation démocratique dans l’organisation. Dans les faits, l’AGA se résume souvent à l’aride lecture des états financiers, puis à des élections peu palpitantes. Et si vous répondiez aux exigences juridiques de l’assemblée générale annuelle rapidement, mais de façon efficace, pour passer le reste de l’assemblée à vraiment ouvrir le dialogue avec nos membres?

Prenons l’exemple inspirant, quoiqu’extrême, de Springboard, un OSBL de Toronto. L’an dernier, ils ont choisi de tenir leur AGA en 8 minutes: elle en a duré 9 (en anglais). Pendant ces 9 minutes, ils ont réussi à « gérer leurs affaires selon les exigences de l’incorporation », et de démontrer à leurs membres que l’organisation était bien gouvernée. Puis, ils ont organisé une réception pour célébrer leurs bons coups et leurs projets. Morale de l’histoire : les détails juridiques et financiers peuvent se régler beaucoup plus vite.

Intégrez d’autres objectifs organisationnels.

On peut souvent voir l’AGA comme une nécessité bureaucratique qui nous éloigne de notre mission réelle. Et si vous vous serviez de l’AGA pour répondre à d’autres objectifs de votre organisation?

En tant que coordonnatrice des communications au COCo, j’ai souvent tenté d’intégrer nos objectifs de communication à l’assemblée générale. Certains prennent trop de temps, comme présenter notre nouveau plan quinquennal (la Théorie du changement); d’autres sont toujours à recommencer, comme expliquer aux membres ce que nous faisons réellement. Alors, l’an dernier, nous avons créé un jeu interactif : « serpents et échelles pour groupes communautaires », où les serpents (coupures de budget, conflits internes, faible motivation du conseil) et les échelles (renouvèlement des adhésions, nouveaux partenariats, plan d’action clair) ont permis aux membres de voir, de notre point de vue, les défis et possibilités auxquels font face les groupes communautaires.

Parlez d’impact et non d’activités.

Évitez de structurer votre AGA comme un rapport présenté par service. Soulevez plutôt des thèmes comme les grandes réussites de l’année, ce qui a changé dans l’organisation ou les grandes choses à venir – et structurez votre assemblée générale autour de ces thèmes. Pouvez-vous y inclure des anecdotes et des témoignages? Des conférenciers ou des usagers? Les bâilleurs de fonds imposent souvent une façon d’aborder l’information dans le rapport annuel. Or à l’AGA, vous pouvez mettre l’accent sur ce qui est réellement important pour vous.

 

Trouvez un thème.

Tout le monde sait qu’au COCo, on adore les AGA thématiques, car elles nous poussent à être plus dynamiques et interactifs. Le thème parfait c’est celui qui reflète la « personnalité » de votre organisation ou qui fait écho à ce qui s’est passé au cours de l’année. Aussi, ce thème devrait être générateur : il devrait facilement vous inspirer des façons de rendre votre AGA intéressante. Pour nous, les thèmes comme « Mardi gras » ou « Jeux » reflètent la personnalité du COCo et se prêtent à des activités qui peuvent bien s’intégrer à une soirée.

Servez-vous de votre AGA pour faire une partie de votre évaluation.

Les AGA offrent la rare possibilité de consulter vos membres en tant que groupe.  Mais attention, quand on a cette chance, on peut accidentellement tomber dans le discours au lieu d’ouvrir le dialogue. En fait, l’assemblée générale annuelle peut permettre à vos membres d’exprimer ce qu’ils pensent de vos services, de vos stratégies ou de votre rôle dans la communauté. Voici quelques idées d’animation pour intégrer une évaluation à votre AGA :

1. Mur collant (sticky wall):Vous voulez savoir comment on perçoit votre organisation?  Aménagez un mur collant (avec notes autocollantes) que les gens remplissent (seuls ou en duo) à l’arrivée. Les participants placent des notes sous des questions comme « Que préférez-vous de notre organisation? », ou « Qu’est-ce que vous ne comprenez pas de notre mission? », ou encore « Qu’est-ce qui nous rend uniques? ». Les réponses à ces questions peuvent vous aider à renforcer vos stratégies de communication, de recrutement ou de sensibilisation.
2. Café mondial (World Café):Vous voulez savoir ce que pensent vos membres des thèmes de vos campagnes?  Essayez le format Café mondial, il offre aux groupes des façons efficaces et créatives d’aborder les problèmes et les solutions.
3. Remue-méninges (brainstorming) classique:Vous voulez savoir quels sujets préoccupent les résidants de votre quartier? Permettez aux participants de faire un remue-méninge sur les sujets qui les préoccupent, en les divisant en petits groupes de discussion. Puis, invitez-les à revenir les partager en tant que groupes et à faire le lien entre les différents défis auxquels ils sont confrontés.
4. Petits groupes de discussion:Vous voulez savoir comment vos membres amélioreraient vos services ou vos revendications? Les gens sont souvent plus à l’aise de partager leurs idées en petits groupes. Pouvez-vous diviser votre assemblée en petits groupes de discussion, que vous faites animer par des membres du conseil ou du personnel? Ces derniers peuvent-ils poser des questions ouvertes pour mieux vous permettre de comprendre les forces et faiblesses de votre organisation?

Nous espérons vous avoir aidés à mettre du piquant dans votre prochaine assemblée. Et faites-nous savoir quelles autres stratégies vous avez utilisées! Pour terminer, nous vous invitons à notre prochaine assemblée générale annuelle, qui aura lieu le mercredi 29 mars 2017. Vous trouverez le formulaire d’inscription ici.