Recrutement des membres du conseil d’administration : Constituer un conseil qui reflète vos besoins et vos valeurs

Recrutement des membres du conseil d’administration : Constituer un conseil qui reflète vos besoins et vos valeurs

C’est le moment de l’année où de nombreuses organisations recrutent activement des membres pour leur conseil d’administration ou préparent le terrain pour les élections d’automne. Le recrutement des membres du conseil d’administration ne se résume pas à remplir des sièges. C’est l’occasion d’aligner votre gouvernance sur votre mission, vos valeurs et votre communauté!

Donc, par où commencer?

Pourquoi recruter?

Le recrutement ne consiste pas simplement à remplacer les membres sortants ou à remplir des sièges vacants. Un recrutement réfléchi vise le renouvellement, la continuité et la responsabilisation. Un processus de recrutement bien pensé garantit que votre conseil d’administration est dynamique, représentatif et capable de répondre aux besoins changeants de l’organisation. De plus, vos membres du conseil d’administration sont, faute d’un meilleur terme, vos supérieur-es, alors recrutez avec discernement!

Un conseil d’administration solide:

• Préserve la mémoire institutionnelle tout en accueillant de nouvelles perspectives;
• Apporte les compétences nécessaires pour répondre aux besoins de votre organisation;
• Reflète les communautés que vous servez;
• Respecte les valeurs de votre organisation dans la prise de décision;
• Même s’il peut être tentant de laisser des sièges vacants pendant les périodes de transition, le fait de maintenir un conseil d’administration au complet et engagé favorise une meilleure gouvernance, un quorum plus solide et un partage des responsabilités.

Quel type de conseil d’administration mettez-vous en place?

Chez le COCo, nous observons souvent deux grands types de conseils d’administration:

• Les conseils d’administration « de validation »: axés sur la gouvernance, la supervision et l’orientation stratégique
• Les conseils d’administration « opérationnels »: plus impliqués sur le terrain, contribuant aux opérations telles que la collecte de fonds, le recrutement ou le soutien aux programmes

Aucun de ces modèles n’est intrinsèquement meilleur que l’autre. L’essentiel est la clarté: les membres de votre conseil d’administration doivent comprendre leurs rôles, leurs responsabilités et leur niveau d’engagement dès le départ. Cela permet de gérer les dynamiques de pouvoir inhérentes aux relations entre le conseil et le personnel, et de clarifier le type de soutien dont bénéficiera la direction de l’organisation pour accomplir sa mission.

Comprendre vos statuts

Vos statuts constituent le fondement de votre processus de recrutement. Ils définissent (généralement):

• Le nombre de sièges au conseil d’administration;
• Les critères d’éligibilité;
• Les postes réservés (par exemple, membres du personnel, usagers des services, professionnels tels que les CPA);
• Les procédures d’élection.

Avant de lancer le recrutement, relisez attentivement vos statuts. Ils vous indiqueront ce qui est obligatoire et les domaines dans lesquels vous disposez d’une certaine marge de manœuvre. Il s’agit d’une étape cruciale avant de lancer vos efforts de recrutement. Comprendre vos statuts vous évitera de devoir revenir en arrière plus tard dans le processus.

Évaluer vos besoins

Une fois que vous avez bien compris les exigences de vos statuts, l’étape suivante consiste à identifier les besoins actuels de votre organisation.

Il existe de nombreuses façons de procéder. L’une d’entre elles consiste à mettre en place un petit pôle de recrutement. Il s’agit d’un comité composé de membres actuels du conseil d’administration + des membres du personnel ou de la direction, chargé de :

• Évaluer les lacunes en matière de compétences, d’expérience et de représentation.
• Définir les profils prioritaires.
• De définir les délais et les processus de recrutement.
• De mener des entretiens de départ avec les membres du conseil d’administration afin de s’assurer que leurs commentaires et leurs compétences sont pris en compte lors du processus de recrutement et dans le fonctionnement courant du conseil.

Ce groupe contribue à garantir que le recrutement est mûrement réfléchi plutôt qu’aléatoire. Vous serez ainsi en mesure de trouver les candidat-es que vous recherchez et qui correspondent également à vos valeurs et aux besoins de votre organisation.

La composition du conseil d’administration doit refléter à la fois vos besoins opérationnels et la communauté sur laquelle vous avez un impact.

En fonction de votre mission et de vos statuts, cela peut signifier :

• Inclure des utilisateurs de services ou des participants aux programmes;
• Recruter des professionnels possédant une expertise spécifique (juridique, financière, RH);
• Veiller à la représentation des communautés les plus touchées par votre travail.

Évitez le « tokenisme » en veillant à ce que tous les membres du conseil d’administration soient véritablement inclus, soutenus et habilités à contribuer à votre gouvernance.

Où lancer un appel à candidatures?

Pour constituer un conseil d’administration à l’image de votre communauté, votre campagne de recrutement doit aller au-delà de vos réseaux habituels.

Considérez:

• Les bulletins d’information communautaires et les listes de diffusion spécifiques à votre secteur;
• Les réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram, Facebook) avec des appels clairs et accessibles;
• Les partenariats avec des organisations partageant les mêmes valeurs pour diffuser l’information sur leurs canaux de communication;
• Les plateformes de bénévolat et d’OBNL (comme CharityVillage ou le Collège des administrateurs de société).
• Le bouche-à-oreille, utilisé de manière intentionnelle et équitable.

Assurez-vous que votre appel à candidatures: 

• Énonce clairement les attentes (temps à consacrer, responsabilités, nombre de postes disponibles); 
• Est rédigé dans un langage accessible et inclusif;
• Encourage les candidat-es issus de communautés méritant l’équité à postuler – il est important de noter qu’il ne s’agit pas de « tokeniser » les identités individuelles, mais plutôt de représenter les communautés avec lesquelles vous travaillez;
• Reconnaisse l’expérience vécue comme une forme d’expertise.

Comment évaluer l’alignement des valeurs?

Les compétences sont importantes, mais l’alignement des valeurs est essentiel.

Dans les organisations engagées dans la lutte contre l’oppression, le recrutement doit aller au-delà des diplômes. Chez le COCo, notre processus de candidature comprend une déclaration/un questionnaire d’intention et un entretien de suivi afin de nous assurer que les candidat-es partagent nos valeurs et comprennent pleinement l’engagement qu’iels prennent. Cette approche respectueuse permet d’établir une relation de confiance et de garantir que les candidat-es prennent une décision éclairée.

Dans nos processus, nous cherchons à:

Mettre l’expérience vécue au cœur de nos préoccupations
Reconnaître que l’expertise ne se limite pas aux compétences professionnelles. L’engagement sur le terrain et l’expérience vécue constituent des formes essentielles de savoir.

Poser des questions axées sur les valeurs
Dans votre questionnaire de candidature, vous pouvez inviter les candidat-es à réfléchir aux valeurs qui guident la mission et la vision de votre organisation. Par exemple:

• Comment comprenez-vous la lutte contre l’oppression dans les espaces de gouvernance?
• Comment donnez-vous/recevez-vous du feedback?
• Quelles pratiques de responsabilisation apportez-vous au travail collectif?

Si vous n’utilisez pas de questionnaire mais plutôt une lettre de motivation pour les candidatures, ou même dans les réponses à votre questionnaires, vous pouvez prendre en compte les éléments suivants:

• L’alignement avec la mission et les valeurs de l’organisation;
• L’engagement en faveur de l’équité et de l’inclusion;
• Un esprit de collaboration;
• La volonté d’apprendre et de remettre en question ses acquis, de faire des erreurs et d’en assumer la responsabilité.

Utilisation de critères d’évaluation partagés:
Pour les personnes chargées de l’examen des candidatures, il est important d’expliquer clairement comment vous décidez de refuser une candidature, en vous basant non seulement sur vos statuts, mais aussi sur votre culture organisationnelle.

Faire preuve de transparence quant aux attentes
L’alignement sur les valeurs est un processus bidirectionnel. Soyez clair-es sur les engagements, les défis et les axes de développement de votre organisation afin que les candidat-es puissent prendre des décisions éclairées.

Cultivez cette future relation dès le départ

Au-delà du questionnaire ou du formulaire de candidature, chez le COCo, nous organisons également des entretiens individuels avec les candidat-es potentiel-les au conseil d’administration. Nous sommes sincèrement convaincu-es que ces moments contribuent à jeter les bases du type de relations collaboratives et de confiance que nous souhaitons développer. Ce sont des occasions qui nous permettent de mieux cerner la compréhension qu’ont les candidat-es de notre organisation et de nos valeurs, ainsi que le niveau d’implication requis au regard de nos réalités organisationnelles actuelles et de nos aspirations.

Ces échanges permettent également aux candidat-es de poser toutes les questions qu’iels se posent, afin de prendre une décision éclairée et réfléchie quant à la poursuite de leur candidature. Bien souvent, ces discussions permettent aussi de faire émerger rapidement des considérations éthiques ou d’éventuels conflits d’intérêts et d’explorer ensemble comment les gérer avec tact, honnêteté et intégrité.

Pour les membres du comité de recrutement, cela signifie prendre le temps d’échanger avec les candidat-es, de partager ouvertement les attentes et les besoins de notre organisation et de répondre avec attention à leurs questions. C’est ainsi que nous cultivons l’authenticité, la transparence et l’esprit du COCo dès le début de la relation. Enfin, ce processus permet également aux membres du comité de recrutement d’adopter une posture de mentorat que nous espérons voir se développer chez les futurs membres du conseil d’administration.

Aller de l’avant

Le recrutement des membres du conseil d’administration n’est pas une tâche ponctuelle. En effet, selon vos statuts, vous devrez peut-être renouveler ce processus tous les quelques années. La constitution d’un conseil d’administration solide demande du temps, de la volonté et de l’attention. Tout au long de leur mandat, le conseil d’administration doit constamment réfléchir aux compétences et à la représentation qui font défaut, ainsi qu’aux réussites et aux enseignements tirés, afin d’améliorer le prochain cycle de recrutement!

Si vous avez besoin d’aide pour comprendre vos statuts, élaborer votre stratégie de recrutement ou faciliter votre processus, notre équipe de services est là pour vous aider. Vous pouvez également réserver une session infoCOCo via notre formulaire d’accueil.