Le 22 octobre, COCo a organisé un Atelier/C intitulé « Réflexions sur les enjeux de cybersécurité dans votre organisme ». Au cours de cet atelier, nous avons discuté du processus de cybersécurité que nous avons récemment réalisé chez COCo. Nous avons partagé certaines meilleures pratiques visant à  limiter les risques de sécurité courants pouvant résulter d’erreurs humaines. Nous pensons que d’autres organismes pourraient également tirer profit de ces meilleures pratiques. C’est pourquoi nous allons les partager dans cet article sur l’utilisation du stockage de documents sur le nuage. 

Accès aux documents sur le nuage

De nombreuses organisations utilisent des services basés sur le nuage, tels que Google Workspace, pour stocker leurs documents. Le nuage offre de nombreux avantages en termes de travail et de collaboration à distance.  Il existe également des défis à relever pour garantir la sécurité des données qui y sont stockées. À la base de bon nombre de ces défis se trouve un manque de processus clairs concernant la gestion des accès aux fichiers sur le nuage.

Créer des dossiers partagés

Notre principale suggestion pour gérer vos documents dans le nuage est de créer un système de dossiers partagés appartenant à votre organisation. Les dossiers partagés vous permettent de rester le propriétaire des documents clés, en tant qu’organisation, et d’avoir plus de contrôle sur le type d’accès que les utilisateurs doivent avoir. Cela garantira également que les documents restent accessibles et faciles à trouver, même après le départ de la personne qui les a créés.

Par exemple, vous pouvez créer un dossier « Finances » partagé avec les membres de l’équipe chargés des tâches financières. Votre coordinateurice des finances peut disposer d’un accès de gestion à ce dossier et accorder un accès en lecture aux autres membres, afin qu’ils puissent consulter les informations sans nécessairement modifier les fichiers. Lorsque cet.te coordinateurice quitte l’entreprise, aucun fichier n’est perdu et il est facile de modifier les droits d’accès.

Pour que le partage de fichiers soit efficace, vous devez éviter de stocker des fichiers dans votre dossier nuage personnel ou localement sur votre ordinateur et privilégier le dossier partagé approprié. Cela vous évitera d’avoir des doublons du même document et de perdre la trace de la version la plus récente.

Organiser l’accès aux fichiers par groupes 

Nous vous recommandons également d’organiser l’accès aux documents sur le nuage par groupes plutôt que par individus. L’organisation de l’accès par groupes facilite l’accès aux ressources partagées pour les nouveaux membres de l’équipe et la révocation de l’accès lorsqu’une personne quitte l’équipe. 

Par exemple, vous pouvez créer un groupe Google ou Office 365 pour l’équipe des finances. Cela vous permet de partager l’accès au dossier Finances que vous avez créé précédemment avec tous les membres de ce groupe sans avoir à ajouter des adresses courriel individuelles. Lorsqu’une personne quitte le groupe, vous la supprimez du groupe, ce qui lui retire l’accès à vos documents financiers. 

Envoyez des liens, pas des pièces jointes 

Lorsque vous envoyez un fichier, envoyez un lien plutôt qu’une pièce jointe. Ainsi, même si le courriel lui-même est intercepté (ou simplement envoyé à la mauvaise adresse), les pirates n’auront pas accès aux données partagées, car ils devront se connecter à votre écosystème en nuage pour y accéder. C’est l’un des avantages du nuage, alors profitez-en !

Supprimer l’accès et vérifier l’accès

Voici nos autres suggestions pour améliorer vos pratiques à cet égard :

• Évitez tout accès non autorisé ou non intentionnel aux fichiers et dossiers. Pour chaque fichier ou dossier que vous gérez, vérifiez régulièrement qui y a accès et pourquoi. Si vous remarquez qu’une personne n’a plus besoin d’y accéder, supprimez son accès.
• Lorsqu’un.e membre quitte l’organisation, assurez-vous que son accès au nuage est supprimé en fermant son compte ou en révoquant l’accès de ce compte à votre infrastructure. Si un.e membre du personnel change de poste au sein de l’organisation, vérifiez son accès au nuage et assurez-vous qu’il est toujours adapté à ses nouvelles fonctions. Si vous avez utilisé la structure de groupe mentionnée précédemment, il vous suffira simplement de supprimer l’utilisateurice du groupe. Sinon, vous devrez le supprimer un par un de chaque dossier ou fichier auquel il a été ajouté. Nous suggérons aux organisations de disposer d’une « liste des tâches de départ » qui comprend les éléments clés à vérifier lorsqu’un.e membre de l’équipe quitte l’entreprise, y compris celui-ci.  

Autres ressources sur le nuage

Nous avons inclus ci-dessous quelques ressources concernant les deux solutions de stockage de documents les plus couramment utilisées par les groupes communautaires : Google Workspace et Office 365.

Google Workspace

• Checklist de sécurité pour les petites entreprises
• Créer des groupes sur Google Workspace
• Qu’est-ce qu’un Drive partagé ?

Office 365

• Bonnes pratiques de sécurité Microsoft 365
• Créer un groupe dans Microsoft 365
• Qu’est-ce que SharePoint ?

Si vous souhaitez obtenir du soutien pour le stockage de vos documents dans le nuage, vous pouvez contacter COCo à l’aide de notre formulaire d’accueil.