Le nouveau processus d’évaluation du personnel au COCo
Lors de nos rencontres avec divers groupes communautaires, certains sujets reviennent de manière
récurrente, dont celui des processus d’évaluation du personnel (ou plutôt, l’absence de tels processus).
L’évaluation du personnel est un mécanisme de responsabilisation essentiel à toute organisation, en plus de
représenter un moment d’échange crucial permettant au personnel de se faire une meilleure idée de la
qualité de son travail. En effet, même si cela peut être éprouvant, le fait de recevoir de la rétroaction sur une
base régulière (qu’elle soit positive ou négative) s’avère être un facteur déterminant du niveau de
satisfaction et de bien-être du personnel.
Les organismes à but non lucratif du Québec se heurtent à des problèmes communs dans leurs processus d’évaluation du personnel :
- En théorie, un processus d’évaluation du personnel est déjà en place. Mais dans la pratique, celui-
ci ne sert que très peu, voire pas du tout. - Le processus d’évaluation du personnel est exécuté par le conseil d’administration, qui ne travaille
pas assez étroitement avec le personnel pour être en mesure d’offrir une rétroaction pertinente. - Un manque de confiance mine souvent le processus. Il peut ainsi être difficile pour le personnel
d’offrir une rétroaction sincère lors de l’évaluation de ses collègues, de sorte que l’évaluation ne
relève aucune lacune, même lorsque des tensions et des problèmes sérieux sont présents dans le
milieu de travail. - Le processus d’évaluation du personnel n’est pas rattaché à une description de poste ou de tâches,
demeurant ainsi assez vague ; ou encore, celui-ci est lié à une description de poste périmée qui ne
reflète plus les tâches réelles du personnel évalué.
En 2016 et 2017, le COCo mettait à l’essai un nouveau processus d’évaluation du personnel, en grande partie motivé par notre désir de trouver une façon plus pertinente et plus efficace d’évaluer le rendement de notre personnel. Concevoir un nouveau processus d’évaluation du personnel s’inscrivait également dans le cadre de l’amélioration continue de notre structure horizontale non-hiérarchique.
Les études sur la question démontrent clairement qu’il est particulièrement difficile pour un individu de donner de la rétroaction directement à un pair. Dans le contexte d’une organisation horizontale, il nous était donc clair non seulement que la tâche de bâtir une culture de rétroaction saine serait un défi de taille, mais qu’il valait la peine d’être relevé.
Le processus d’évaluation du personnel du COCo
Notre nouveau processus d’évaluation du personnel comporte quelques caractéristiques clés qui, à première
vue, pourraient paraître assez inhabituelles :
- Nous partageons tous nos commentaires à la fois à haute voix lors de réunions en personne, ainsi
que sous forme écrite. Pour notre évaluation annuelle du personnel, chaque membre du personnel
rencontre chacun de ses pairs pour un échange de rétroaction. Pour nos réunions de probation, seul
notre coordonnateur des ressources humaines rencontre le membre du personnel concerné pour
fournir la rétroaction. - Le nôtre s’inspire fortement du processus d’évaluation du personnel développé par InterPares au
sein de leur organisation. Celui-ci nous a aidé à décrire plus en détail les compétences interpersonnelles importantes que nous recherchons chez nos employés et employées. - Nous incluons systématiquement une section où le personnel peut nous faire part de ses commentaires concernant les problèmes structurels et organisationnels qui affectent leur charge de travail.
- Le processus comporte une certaine souplesse, de sorte que les membres du personnel ne sont
soumis qu’à un seul processus d’évaluation par année (évitant ainsi qu’une réunion de probation et une évaluation annuelle du personnel se produisent à quelques mois d’intervalle, par exemple). - Bon nombre des résultats et des réflexions qui découlent de notre processus d’évaluation sont liées
aux plans de travail que nous élaborons nous-mêmes pour l’année à venir, et des conversations de
suivi sont intégrées à l’ordre du jour de nos prochaines réunions du personnel.
Succès et défis
Dans l’ensemble, notre nouveau processus d’évaluation a donné d’excellents résultats. Grâce à lui, plusieurs
personnes dans l’organisation ont transféré les tâches qu’elles n’avaient pas la capacité de gérer – et ces
dossiers sont maintenant entre les mains de personnes qui sont en mesure de leur dédier le temps et
l’énergie nécessaire. D’autres membres du personnel se sont « échangés » leurs responsabilités, afin que les
nouveaux et nouvelles employées puissent acquérir des compétences importantes, assurant du même coup
que les membres du personnel avec plus d’ancienneté soient toujours en fonction d’apprendre et d’être
stimulés par leur travail. Certaines dynamiques structurelles non-négligeables ont été nommées au cours du
processus, ce qui nous a permis d’y remédier. Par dessous tout, les « objectifs d’apprentissage » que nous
nous sommes fixés nous paraissaient réellement importants et pertinents, plutôt que d’être récités par cœur
à la fin de chaque année.
La première année où nous avons mis à l’essai notre nouveau processus, nous nous sommes heurtées à un
problème central : il s’est avéré épuisant émotionnellement de passer une journée entière à parler de notre
rendement personnel et professionnel ! Au cours de la deuxième année, nous avons réparti les
conversations entre pairs sur plusieurs jours, afin que chacun et chacune puisse reprendre son souffle entre
les rencontres.
Lors de ces deux années, une question est demeurée en suspens concernant la meilleure façon d’évaluer la
mise en pratique des valeurs anti-oppressives de l’organisation par les membres du personnel. Ce point n’a
été que très peu abordé dans le document et demeure une question ouverte pour nous !
Votre processus d’évaluation du personnel
À quoi ressemble votre processus d’évaluation du personnel ? Vous plaît-il ? Qu’avez-vous essayé ? Des
bons coups à partager ? Nous avons inclus un aperçu général de notre processus d’évaluation du personnel
ci-dessous. N’hésitez pas à nous faire parvenir le vôtre!
Désoler, ce document est uniquement accessible en anglais.
